Adjoint Administratif en Direction Territoriale H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

En tant qu'adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT) vous pourrez exercer vos missions dans différents domaines.

Dans le cadre des fonctions d'accueil et de secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
- Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
- Diffuser et afficher l'information.
- Mettre en page, organiser et transmettre la documentation et procéder à leur archivage.

Dans le cadre des missions d'appui au pilotage de la DT
- Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT.
- Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d'activité.
- Participer à la vérification et à l'agrégation des données reçues des établissements et services.

Dans le cadre du suivi des actes de gestion RH pris au niveau interrégional
- Mettre à jour les documents de suivi périodique.
- Aider à la préparation et au suivi des élections professionnelles et des comités techniques territoriaux.
- Participer à la constitution du dossier de recrutement des agents contractuels et des travailleurs handicapés.

Dans le cadre du suivi budgétaire et financier des moyens de la DT
- Contribuer au suivi des besoins en personnels au regard de l'activité des services.
- Aider à la préparation des documents nécessaires pour la tenue des dialogues de gestion avec les établissements et les services.
- Saisir les expressions de besoin (achats) pour la DT par l'intermédiaire de «CHORUS formulaire».
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Secrétariat, assistance de cadres, organisation d'événements

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Logiciels utilisés en DT : Parcours, Harmonie, Chorus

Connaissances
- Techniques de secrétariat
- Bureautique et outils collaboratifs
- Applications métiers (Parcours, Harmonie, Chorus)

Savoir-faire
- Accueillir
- Mettre en forme un document
- Maîtriser les délais
- Fiabiliser
- Archiver

Savoir-être
- Sens de l'organisation
- Faire preuve de discrétion
- Être réactif
- Être rigoureux