Assistant Pédagogique des Licences Professionnelles H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L'assistant-e pédagogique des formations par apprentissage des départements GEII1, GEII2 et GMP, travaille sous l'autorité du Directeur-Adjoint du service Formation Continue et Apprentissage (FCA), et intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités du service. Il/Elle assure le suivi administratif des apprentis-es et des étudiants-es inscrits-es en licences professionnelles.

Missions principales de l'agent-e :

Accueillir et informer les différents publics du domaine concerné, notamment les candidats-es à l'admission en licences professionnelles.
Contribuer à la constitution de sources documentaires en lien avec l'apprentissage et en assurer la veille et la mise à jour.
Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes rendus de réunion, rapports, supports documentaires...).
Classer et archiver les documents en lien avec l'apprentissage : dossier d'inscription, relevés de notes, attestation de réussite, etc ;
Valider la recevabilité des dossiers de candidature sur l'application E-candidat.
Connaitre le logiciel APOGEE pour assurer les inscriptions administratives et pédagogiques.
Assurer le suivi des résultats, le cas échéant, et éditer les documents associés : par exemple envoyer les attestations de réussite au diplôme.
Assurer le suivi administratif et pédagogique des filières par l'apprentissage, en lien avec les responsables de filière, pour notamment assurer le suivi des absences, via les outils en cours d'utilisation, le cas échéant.
Assurer la liaison administrative avec le CFA : suivi des contrats d'apprentissage, des carnets d'apprentissage.
Participation aux réunions.
Être le contact privilégié avec les maîtres d'apprentissage et les entreprises, en lien avec les questions liées aux filières.
Être présent-e lors des manifestations locales ou inter-établissements (JPO, Cérémonie de la remise des diplômes, réunions tripartites...).

Profil

Connaissance, savoir :

Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données).
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels.

Savoir-faire :

Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur.).
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du département.
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'informations écrites et orales.
Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples.
Savoir organiser et gérer un système de classement.

Savoir-être :

Aptitude à travailler en équipe
Réactivité face aux urgences.
Disponibilité.
Qualités relationnelles indispensables, rigueur et méthode.

Experience : 12 Mois

Compétences : Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective, Expliquer et faire respecter les règles et procédures, Repérer des dégradations ou incidents, Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.