Assistant de Direction Fonction Publique Territoriale H/F - Caisse Ecoles 20 Eme Arron Paris

En lien direct avec le Secrétaire Général et Directeur Général de la Caisse des écoles, vous lui apporterez une assistance permanente en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous assurerez également l'accueil physique et téléphonique de la Caisse des écoles.
Vous serez aussi en relations avec la directrice des Ressources Humaines, la directrice des finances, du directeur d'exploitation, de la directrice de la restauration, de l'innovation et de la communication, les Chefs de service membres du Comité de Direction, les agents de la Caisse des Ecoles, les partenaires institutionnels ou fournisseurs et le public.

Activités principales :

Ce profil de poste peut évoluer en fonction des tâches et missions dévolues et confiées au service.

MISSIONS :

Organisation de la vie professionnelle du Directeur général et de l'équipe de direction de la Caisse des Ecoles

Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Suivre les projets et activités de la direction (tableaux de bord, mise en place d'outils de planification et de suivi)
Rechercher et diffuser les informations, synthétiser les nombreux sujets
Echanger régulièrement avec les chefs de service et les membres du Secrétariat Général

Organisation et planification des réunions

Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
Préparer les différentes instances
Prioriser les besoins et demandes

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Synthétiser et créer les comptes rendus des réunions

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Identifier et qualifier les demandes (degré d'urgence, besoin réel, renseigner, transmettre la demande au service compétent)
Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Experience : 1 An(s) - sur un poste similaire

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.