Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Association Regionale de Formation Profe

Au sein de l'équipe de notre organisme de formation et centre de formation d'apprentis, vous assurez les suivi administratif ainsi que l'accueil téléphonique et physique.
Vous assurez les activités suivantes :
- Gestion du standard téléphonique
- Suivi administratif des apprentis et stagiaires de la formation professionnelle continue
- Suivi des besoins en apprentis et formations des entreprises partenaires, création d'enquêtes, mise à jour des bases de données
- Suivi des contrats et des prises en charge des organismes financeurs pour l'apprentissage et la formation professionnelle continue
- Suivi des contrats du personnel pédagogique, en lien avec la Direction et le cabinet comptable
- Saisie des factures
- Création et suivi des factures à l'attention des organismes financeurs (Région, OPCO, clients...)
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables selon les règles d'archivage et conservation de documents
- Participation à la création de dossiers de subvention et suivi des subventions obtenues
- Participation à la transmission des données administratives et comptables dans le cadre d'enquêtes ou d'audits qualité
- Relations avec le Rectorat pour l'inscription des apprentis aux examens via les plateformes spécifiques
- Gestion du déroulement des examens : réception des sujets, convocations, feuilles d'émargement, planning
- Participation à la promotion de l'organisme de formation via la création d'outils de communication, la mise à jour du site internet et/ou des réseaux sociaux ou via la participation à des salons
- S'informer et se former sur les évolutions concernant son métier, rendre compte des évolutions juridiques/technologiques

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.