Assistante de Département R&I H/F - Gi Group

Intitulé de poste : Assistant de département Recherche & Innovation h/f
Contrat : 3 mois d'intérim minimum
Démarrage : Dès que possible
Durée effective : 35h / semaine
Horaires :
Profil recherché : expérience en assistanat de services
Lieu : Marcq-en-Baroeul (59)
Salaire : Salaire : entre 25.000 et 29.000€ (sur 13 mois) selon profil

Contexte :
Intégré(e) dans un pôle de 2 autres assistant(e)s d'équipes, vous assisterez les managers R&I et leurs équipes dans un environnement dynamique, innovant et international. Vous assurerez des activités de support administratif et de gestion de dossiers opérationnels. La maîtrise des outils bureautiques et de communication digitale, l'esprit d'équipe et de coopération sont indispensables. Grâce à votre capacité à fonctionner en mode transverse et à développer de la coopération, vous contribuerez à la réussite et à l'efficacité globale des équipes.

Vos missions :
ORGANISER ET GÉRER L'ACTIVITÉ DES MANAGERS D'EQUIPES
Assistance administrative et logistique aux managers d'équipes :
- Coordination et suivi des agendas
- Gestion des déplacements (France et international)
- Interface entre les interlocuteurs internes et externes dans un contexte international
- Traitement des notes de frais
Organisation des réunions & séminaires (présentiel, distanciel, hybride.) :
- Planification des réunions en lien avec les agendas
- Préparation des ordres du jour, prise de notes, comptes-rendus, suivi des plans d'actions
- Organisation de séminaires d'équipe
Contribution à l'intégration des collaborateurs et à l'adoption des procédures :
- Accueil des nouveaux collaborateurs et facilitation de leur intégration
- Support aux collaborateurs pour l'acculturation aux usages numériques et process internes
GERER LES FLUX D'INFORMATIONS ET OPTIMISER LES PROCEDURES
- Accompagnement des équipes pour faciliter l'adoption des procédures et l'acculturation aux applicatifs métier
- Optimisation de la circulation des flux d'informations et de leur accessibilité
- Être garant de l'application des processus administratifs par les équipes
- Rédaction et relectures d'écrits professionnels (mails, notes, comptes-rendus), en français et en anglais
- Indexation et archivage des documents du département dans la GED (Gestion Électronique des Documents)

Votre profil :
Diplômé (e) d'un Bac +2/3 type assistant de manager/ direction
Exp. d'au moins 3 ans sur une fonction similaire dans un environnement international
- Exp. assistanat d'équipe
- Anglais : connaissances de base en anglais, vous pouvez vous exprimer de manière simple à l'écrit et à l'oral.
- Organisation, anticipation et proactivité, rigueur / fiabilité, polyvalence, autonomie, écoute, réactivité / disponibilité, force de proposition, confidentialité et discrétion : ces qualités vous permettront de réussir dans ce poste.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.