Assistant - Assistante de Direction H/F - Mairie

MISSIONS ET CONTEXTE
Sous la responsabilité du Directeur de la santé et en lien fonctionnel avec les cadres de la direction, l'assistant/e apporte un appui au Directeur dans l'ensemble de ses missions administratives et budgétaires.
Il/elle apporte une aide permanente aux Directeurs en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITES PRINCIPALES ET TâcheS ASSOCIEES
Organiser la vie professionnelle des Directeurs
o Gérer et traiter les informations écrites (courrier.) et orales (téléphone.) reçues quotidiennement ;
o Organiser l'agenda des Directeurs et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
o Relecture et diffusion des parapheurs ;
o Organiser et planifier des réunions ;
o Assister aux réunions pour en réaliser les comptes rendus ;
o Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions ;
o Répartir et suivre l'ensemble du courrier de la Direction et vérifier les parapheurs ;
o Organiser le classement et l'archivage.
Suivre les projets et les activités de la Direction
o Gestion de la Communication de la Direction :
sur les actions de prévention santé de la Direction
Communication et suivi des groupes de travail de la CPTS
Relations avec la Direction de la Communication pour l'évènementiel de la Direction de la Santé (action Octobre rose, Mars bleu, Juin vert -Atelier de sensibilisation, etc.)
o Gérer les délibérations et les conventions ;
o Constituer les dossiers pour les Directeurs (thématique) pour faciliter l'anticipation ;
o Diffuser les informations internes et externes aux interlocuteurs dédiés ;
o S'assurer de la compréhension, du respect des circuits, procédures, délais par les services ;
o Renseigner et suivre les tableaux de bord de la Direction ;
o Instruire ou constituer certains dossiers pour les Directeurs : rechercher les éléments de réponse, rédiger des courriers et notes ;
o Centraliser les dossiers transversaux de la Direction ;
o Participer aux réunions de Direction (rédaction des ordres du jour, des compte rendus) ;
o Suivre les congés des cadres de la Direction et le renouvellement des contrats des contractuels
Assurer l'accueil téléphonique et physique
o Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs ;
o Renseigner des fiches d'entretien

INTERACTIONS PROFESSIONNELLES ET FREQUENCE
Partenaire en interne
Échanges fréquents : Directeurs, cadres de la direction
Échange ponctuel : Directions de la ville
Partenaire en externe
Agence Régionale de la Santé, Organismes de sécurité sociale, CPTS, APHP, CPAM ARSIF

COMPETENCES
Savoirs
Maîtriser les outils de secrétariat et de traitement de texte (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) ;
Connaître les techniques classiques de secrétariat ;
Connaître l'environnement bureautique ;
Connaître le fonctionnement d'une collectivité territoriale.
Savoir Faire
Savoir-faire indispensable :
Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques et gérer un agenda de rendez-vous et de réunions.
Savoir rédiger des documents et maîtriser l'orthographe.
Savoir gérer un système de classement.
Savoir-faire souhaité
Notion de communication
Savoir suivre un budget et gérer des factures ;
Créer et suivre les tableaux de bord.
Savoir Être
Qualités relationnelles.
Rigueur et discrétion.
Savoir gérer l'urgence et dégager les priorités.
Faculté d'adaptation et sens pratique.
Autonomie.
Sens du service public.
Sens du travail en équipe.
Esprit d'initiative.

HORAIRES ET LIEU DE TRAVAIL
Nombre d'heures hebdomadaires et RTT : 38 ou 38,5 heures hebdomadaires avec RTT

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.