Assistant - Assistante de Direction H/F - Ass Patronage Institut Regional Sourds a

L'IRSAM, Association du Secteur Médico-Social, dont le siège est basé à Marseille, 13007, gère 24 établissements et services (CAMSPS, CMPP, IME, FAO, FAM, MAS...) en Provence Alpes Côte d'Azur, Rhône Alpes et sur l'île de La Réunion. Elle accueille 1 100 résidents et emploie 820 salariés (en équivalent temps plein).L'assistant(e) de direction assure sous la responsabilité de l'adjoint de direction l'organisation, la coordination et le suivi de l'ensemble des activités administratives, logistiques et de communication de l'établissement, en lien avec les équipes internes, les familles, les partenaires et les usagers.

Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, orienter et informer les visiteurs, familles, prestataires et intérimaires.
- Réaliser l'accueil logistique des nouveaux salariés (remise du livret d'accueil, installation...).
- Gérer le standard téléphonique et assurer la transmission efficace des messages.
- Actualiser régulièrement les fichiers de contacts de l'établissement.
- Répondre aux demandes d'information en assurant un relai pertinent.
Secrétariat général
- Gérer les courriers (réception, enregistrement, traitement, affranchissement) et colis.
- Assurer les tâches classiques de secrétariat : classement, archivage, mise en forme et impression de documents, gestion des consommables (cartouches, papiers.).
- Rédiger divers documents : courriers administratifs, notifications, circulaires aux familles.
- Mettre à jour les plannings Outlook (réunions, événements internes, partages de salles...).
Suivi administratif des dossiers usagers
- Suivre et classer les notifications MDPH.
- Mettre à jour les Dossiers Uniques de l'Usager (DUI) - version papier et -numérique.
- Transmettre et suivre les Projets Personnalisés d'Accompagnement (PPA) : envoi aux familles, relances, archivage.
- Organiser les réunions PPA : convocations, mise à jour des étapes, coordination avec les professionnels.
- Mettre à jour le classeur général (données administratives des usagers et des salariés).
Logistique liée aux usagers
- Coordonner les trajets des usagers avec les prestataires de transport (taxis).
- Suivre la présence et les départs des usagers (accueil du matin, pointage, notifications d'absence).
- Informer les professionnels concernés des absences et saisir les données dans le DUI.
- Gérer les prestations de restauration : Affichage quotidien des menus
- Suivi des repas (pointages, tableaux de présence, transmission RH et prestataire)
- Gérer les commandes de papeterie (selon validation hiérarchique)
- Organiser des réunions internes/externes
- Organiser les rendez-vous avec les familles
- Contribuer à l'organisation d'événements internes : fêtes, anniversaires, élections CVS.
Appui à la direction
- Participer à certaines réunions institutionnelles (plénières, CVS.), en assurer l'organisation logistique et la rédaction des comptes rendus.
- Élaborer ou mettre à jour des tableaux de bord de suivi.
- Préparer les dossiers et supports pour les réunions.
- Appuyer l'organisation des formations (devis, logistique, émargement...).
- Réaliser toute autre tâche administrative à la demande de l'équipe de direction.
Contribution à la communication interne et externe
- Transmettre les communications institutionnelles aux familles et aux équipes.
- Participer à la rédaction de la newsletter trimestrielle à destination des familles.
- Collecter les informations pour la rédaction hebdomadaire des actualités des deux parcours : PPA, projets partenaires, formations, arrivées/départs.

Votre Profil
Formation : Bac +2 minimum en assistanat de direction ou équivalent
Expérience : une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social

Connaissance du secteur médico-social appréciée
Ce poste est accessible aux personnes reconnues travailleurs handicapés.
Savoir faire
- Maîtrise des logiciels bureautiques
- Bonne utilisation d'outils collaboratifs et de communication
- Excellentes compétences rédactionnelles
- Organisation et méthode
- Gestion des priorités
- Respect des délais

Savoir être
- Aisance relationnelle
- Dynamisme et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité
- Discrétion

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.