Secrétaire de Direction H/F - Pôle Emploi

Cadre général de la mission :
Sous l'autorité du directeur d'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, le(la) secrétaire de direction
est chargé(e) de l'accueil, du standard et du secrétariat de la résidence sur laquelle il(elle) intervient. Il(elle) participe
à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine
administratif, commercial et technique. Il(elle) favorise, par son action, l'échange et le partage d'informations entre
les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans
un souci permanent du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Domaines d'activité
L'accueil / le standard téléphonique
Assure l'accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence (résidents, familles,
prospects, prestataires divers).
Assure le standard téléphonique de la résidence :
Réceptionne et oriente les appels en évaluant leur niveau de priorité et d'urgence.
Prend les messages et les diffuse aux personnes concernées.
Le secrétariat
Réceptionne, tri et oriente le courrier.
Assure une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe, en évaluant le degré
de priorité des différents dossiers.
Assure le lien avec les collaborateurs de l'établissement
Met en forme les courriers et documents administratifs.
Reproduit et diffuse des documents et/ou informations diverses.
Classe et archive les différents dossiers.
Prépare le cas échéant les commandes des fournitures de bureau.
L'accompagnement des résidents
Participe à la mise en oeuvre du projet d'établissement.
Contribue à l'accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE :
S'attache à identifier clairement les besoins des résidents et à les orienter au mieux
Fait remonter les informations aux membres de l'équipe concernés.
Applique et s'assure du respect des procédures.
Participe à la gestion des relations avec les familles (renseigne et oriente).
Assure sur rendez-vous une permanence pour les formalités administratives.
Selon l'organisation en place dans la Résidence
Participe à la commercialisation de l'établissement :
Assure l'accueil des prospects, leur fait visiter et met en valeur l'établissement et leur fournit toutes les
informations nécessaires.
Participe à la promotion de l'établissement en développant un réseau de prescripteurs et de partenaires
potentiels.
Participe ou assure la gestion des dossiers des résidents.
Participe à l'organisation des réunions avec les différents partenaires.
Participe à la gestion des prestations hôtelières, en relation avec les gérants des sociétés concernées.
Participe au suivi des interventions des entreprises chargées de réaliser des travaux dans la résidence.
Participe à la gestion administrative du personnel (mise à jour des plannings sur un plan administratif,
transmission des variables de paie au siège, élaboration des contrats de travail et des dossiers du personnel
Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement au sein d'une structure du secteur social, sanitaire
et social, médico-social ou de la santé.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées