Assistant - Assistante de Formation H/F - Spirale Formation

Nous recherchons un assistant ou une assistante formation pour rejoindre notre équipe dédiée à la coordination des formations de notre organisme de formation.
Il ou elle sera chargé(e) de :
- Coordonner le dispositif de formation :
* Accueil téléphonique et suivi mails
* Identifier les besoins des clients
* Planifier les sessions en collaboration avec les clients et les formateurs
* Recueillir et transmettre les informations nécessaires aux intervenants
* Renseigner les tableaux de suivi de planification (sessions confirmées et prévisionnels)

- Suivre et contrôler la conformité administrative et financière des actions de formation (Qualiopi) :
* Etablir les devis
* Préparer les documents administratifs et pédagogiques en conformité avec la certification QUALIOPI et les envoyer sur site (Emargement.)
* Etablir, transmettre et vérifier le retour des conventions signées
* Transmettre et enregistrer les fiches navettes
* Constituer les dossiers administratifs des formateurs
* Contribuer à la démarche qualité (actualiser les procédures et tableau de suivi)

- Effectuer le suivi pédagogique et administratif des actions de formation
* Saisir les actions de formation dans le logiciel FORMDEV
* Etablir les factures clients
* Contrôler les documents des intervenants (feuille de frais et facture)
* Transmettre des livrets pédagogiques et documents règlementaires par mail après la formation
* Réaliser la partie pédagogique sur le BPF

- Analyser les actions (reporting, indicateurs.) :
* Evaluer la satisfaction des stagiaires et des clients
* Mettre en oeuvre et actualiser les tableaux de suivi des indicateurs
* Proposer des axes d'amélioration

- Assurer la facturation et le contrôle de gestion
* Vérifier les factures des intervenants et les frais de déplacements/justificatifs pour transmission à la comptabilité
* Etablir et transmettre les factures aux clients
* Relancer les factures impayées
* Remplir le tableau de contrôle de gestion

- Participer aux projets du réseau

Le poste est basé au siège social - 100% en présentiel
CDI à temps plein

Experience : Débutant accepté

Compétences : Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Assurer la gestion administrative d'une activité, Utiliser les outils numériques, Bureautique (Excel, Word, Canva), Relation client, Capacités rédactionnelles

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.