Secrétaire Administratif - Administrative H/F - Ofb Dir Reg Paca Corse & Sce Dep Bouches

Le poste recherché se situe à Aix-en-Provence. Composé d une équipe de 6 personnes pour le service régional administratif et d'une équipe de 15 personnes pour le service départemental des Bouches-du-Rhône.

Les missions très transversales nécessitent de nombreux échanges avec les différents agents présents sur le site d'Aix en Provence.

Mission :
Assurer le secrétariat administratif sur le site d Aix en Provence pour le service régional administratif sous la responsabilité de la cheffe de service régional et le service départemental des Bouches-du-Rhône sous la responsabilité du chef de service départemental

Activités principales :
Pour le service régional administratif :
Assurer le secrétariat du service régional :
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Gestion des appels téléphoniques
- Classement archivage
- Secrétariat du directeur et des directrices adjointes
- Appui général aux missions du service
Missions de secrétariat à la demande de la hiérarchie :
o Archivage / Classement
o Envoi et réception de courriers
o Mise en forme de documents de travail

Connaissances :
- Formation en secrétariat souhaitée
- Très bonne maîtrise des outils informatiques/bureautiques : Word, Excel, Power point,
- Très bonnes qualités rédactionnelles, de présentation orale et écrite et de synthèse

Savoir-faire opérationnel :
- Assurer le suivi de dossiers
- Utiliser les outils et applications de l Etablissement
rendre compte à sa hiérarchie
travailler en équipe
** CONTRAT EN CUI CAE : VERIFIEZ VOTRE ELIGIBILITE AUPRES DE VOTRE CONSEILLER

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.