Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Pôle Emploi

Dans le cadre d'un départ programmé à la retraite de notre actuelle salariée, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour travailler en binôme, à temps partiel pendant 2 ans, à partir du 1er septembre 2025. Ce poste évoluera à terme vers une prise en charge complète des tâches administratives et vers un temps complet. Le poste est à pourvoir au 1er Septembre.

Au sein de cette SCOP constituée de 9 personnes, bureau d'études spécialisé dans l'hydraulique, vos missions seront réparties comme suit :

1. Secrétariat (30%)
- Accueil téléphonique
- Relever, affranchir et déposer le courrier
- Saisie, mise en forme des documents et transmission
- Suivi administratif des marchés travaux
- Classement
- Gestion/recyclage des consommables
- Poster le courrier

2. Commercial (20%)
- Préparation administrative des réponses aux appels d'offres
- Téléchargement des attestations administratives (Kbis, fiscales et sociales)
- Gestion de la signature électronique

3. Comptabilité (20%)
- Interface avec l'Expert-comptable fiscal
- Établissement des factures d'honoraires et renseignement du tableau de suivi
- Remise des chèques
- Établissement des documents pour le règlement des marchés travaux
- Calcul des révisions des prix éventuelles
- Règlement des factures fournisseurs
- Établissement de certaines déclarations de TVA
- Suivi des éléments de trésorerie et relance des impayés
- Achat de fournitures

4. Juridique (10%)
- Préparation des Assemblées Générales (en soutien de l'URSCOP)
- Accomplissement des démarches après l'AG
- Dépôt des dossiers au guichet des entreprises

- 5. Ressources Humaines (20%)
- Interface avec l'Expert-comptable social
- Regroupement des demandes de congés/RTT
- Gestion des nouveaux embauchés/stagiaires
- Gestion des abonnements transports et mobiles
- Virements des salaires
- Gestion du financement de la formation professionnelle (OPCO)

Ponctuellement, vous aurez également à aller chercher et rendre les véhicules de location.

MERCI DE JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION A VOTRE CANDIDATURE

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Notions de comptabilité

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités de soutien aux cultures

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.