Adjoint·e en Gestion Administrative - Scolarité H/F - Universite Clermont Auvergne

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Premier service Culturel créé au sein d'une université française en 1984, le Service Université Culture (SUC) définit et met en oeuvre la politique culturelle de l'Université Clermont Auvergne (UCA) sur l'ensemble des sites du territoire : Aurillac, Clermont-Ferrand, Le Puy-en-Velay, Montluçon, Moulins, Vichy. Il s'adresse à l'ensemble des étudiants de l'enseignement supérieur et aux personnels de l'UCA.
Le SUC propose des ateliers et des stages de pratique artistique, des actions de sensibilisation et de découverte, sur toutes les esthétiques : arts de la scène, arts plastiques, cinéma, littérature, arts manuels, musique... Il organise des festivals et des actions ponctuelles, participe au développement des projets de ses partenaires, agissant comme interface entre l'université et les acteurs, publics et privés, du territoire pour toutes les actions touchant à l'art et à la culture.
Sous l'autorité hiérarchique du directeur, le poste consiste à assurer l'accueil public du Service et à suivre et coordonner la mise en oeuvre des ateliers et stages de pratique artistique du SUC.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Accueil et Appui administratif à l'activité du Service :
- Assurer l'accueil physique dans les locaux du SUC
- Gérer l'accueil et le suivi via téléphone et emails
- Organiser les réunions, participer, rédiger les prises de notes et les comptes-rendus
Suivi des activités pédagogiques :
- Gérer et suivre les inscriptions aux ateliers et stages via la plateforme internet du Service
- Organiser et suivre les activités en lien avec les artistes, compagnies, partenaires culturels, suivi administratif des engagements
- Suivre la rémunération des intervenants : constitution et vérification des dossiers de recrutement, suivi et transmission des états liquidatifs des heures effectuées
- Créer et mettre à jour des bases de données
Suivi de la scolarité :
- Gérer les pratiques validées : élaboration du tableau des modalités de contrôle des connaissances, réalisation des fiches descriptives et techniques des UE libres et UE PPE (Projet Professionnel de l'étudiant) et transmission à la direction de la Formation ; accompagnement des étudiants et des encadrants pour l'évaluation dans les cursus ; centralisation et transmission des notes ; travail régulier avec les services scolarité et secrétariats de filières ; organisation des épreuves pour les examens de seconde session.
- Suivre les évolutions dans les filières d'enseignement notamment en matière de validation des pratiques artistiques dans les cursus pour que le service soit en conformité avec les règlements de l'établissement
Autres missions :
- Accueillir du public lors des manifestations culturelles organisées par le SUC
- Apporter un soutien logistique à l'organisation des événements
- Gérer et réserver l'espace d'accueil du SUC
- Maintenir le lien avec les associations étudiantes
- Relayer et publier les informations sur les réseaux sociaux

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Culture internet, utilisation des réseaux sociaux
- Techniques de communication
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir trier et archiver les informations
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences comportementales :
- Autonomie, réactivité, adaptabilité,
- Travail en équipe,
- Prise de parole en public, sens de l'accueil
- Savoir rendre compte

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Baccalauréat
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.