Assistant - Assistante de Direction H/F - Institut St Jacques

Présentation de la Fondation SAINT-JACQUES :
Fondée en 1894 en tant qu'orphelinat, la Fondation SAINT-JACQUES a évolué au fil des décennies pour mieux répondre aux besoins des enfants en difficulté. En 1947, elle devient l'Institut SAINT-JACQUES, un Institut Médico-Éducatif, qui sera transformé en ITEP (Institut Thérapeutique, Éducatif et Pédagogique) en 2009. En 1991, la Fondation étend son action en créant la Maison d'Enfants Gustave STRICKER (MECS).
Guidée par des valeurs fortes - Solidarité, Bienveillance, Respect et Amour de l'Autre - la Fondation SAINT-JACQUES s'engage en faveur des enfants en situation de vulnérabilité, en s'entourant de professionnels partageant cette vocation.

Recrutement :
Dans le cadre du départ à la retraite de la titulaire du poste, l'Institut SAINT-JACQUES, établissement spécialisé dans l'accompagnement d'enfants présentant des troubles du comportement, recrute son ou sa Assistant(e) de Direction.

Position hiérarchique :
Le ou la candidat(e) sera placé(e) sous la responsabilité directe du Directeur des Établissements, ou en son absence, du Directeur Adjoint. Il ou elle collaborera avec l'ensemble des professionnels de l'Institut, ainsi qu'avec les enfants et leurs familles.

Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et visiteurs, en alternance avec la secrétaire
- Gérer le courrier entrant et sortant : relecture, enregistrement, diffusion
- Constituer et mettre à jour les dossiers (papier et numérique) des usagers, de la préadmission au renouvellement des droits MDPH
- Participer à la rédaction, la relecture et la mise en page de divers documents à la demande de l'équipe de direction, des chefs de service éducatifs, du pédopsychiatre et des psychologues
- Mettre à jour, avec la secrétaire, les tableaux de bord et documents requis par les autorités de tutelle, en lien avec la direction
- Assurer certaines tâches RH, telles que la distribution des bulletins de salaire, en collaboration avec la Responsable des Ressources Humaines
- Coordonner les interventions d'urgence en lien avec la Cheffe des Services Généraux

Le poste d'Assistant(e) de Direction est un maillon essentiel de l'organisation. Le ou la candidat(e) devra faire preuve des qualités suivantes :
- Qualités humaines : humilité, tolérance, engagement
- Qualités relationnelles : écoute, ouverture d'esprit envers les familles et partenaires, intérêt sincère pour les enfants, capacité à gérer les comportements parfois imprévisibles
- Qualités organisationnelles : sens de l'anticipation, autonomie, rigueur et esprit d'initiative
- Compétences rédactionnelles et informatiques : excellente maîtrise de l'orthographe et de la grammaire, ainsi qu'une aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Conditions du poste :
- Type de contrat : CDI à temps plein annualisé
- Congés : pendant une partie des vacances scolaires (fermeture de l'établissement)
- Rémunération : selon la Convention Collective Nationale 66, avec reprise d'ancienneté
- Date de prise de poste : à convenir entre juillet et septembre, avec une période de tuilage aux côtés de la titulaire actuelle

Processus de recrutement :
1. Premier entretien téléphonique avec le Directeur des Établissements
2. Deuxième entretien en présentiel avec le Directeur des Établissements et le Directeur Adjoint, incluant un test écrit

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.