Gestionnaire du Département Génie Mécanique et Productique H/F - Universite Toulouse Ii

Gestionnaire du département génie mécanique et productique F/H à l'IUT de Figeac.

L'IUT de Figeac est une composante de l'Université Toulouse Jean Jaurès et dispense en formation initiale et en formation professionnelle continue un enseignement supérieur destiné à préparer aux fonctions d'encadrement technique et professionnel en relation avec les partenaires économiques et sociaux.

Il participe à la recherche scientifique et à la valorisation de ses résultats et est organisé en 3 départements pédagogiques :Génie mécanique et Productique/ Technique de Commercialisation/ Carrières Sociales.

Vous intégrerez le département génie mécanique et productique qui est composé de 13 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière.

Vos missions :
Gérer la scolarité du département :
- Effectuer le suivi pédagogique et administratif des étudiants du département ((environ 180 étudiants répartis sur plusieurs formations (BUT et licence professionnelle)) : candidatures, inscriptions, émargement des alternants, gestion des absences, des résultats, des déplacements, des stages et organisations de jurys et des sélections des futurs étudiants
- Assurer la gestion des ressources humaines : appui pour le suivi du recrutement des vacataires et des heures d'enseignement et saisie du plan de formation sur SAGHE, suivi des heures réalisées par les formateurs. Suivi et contrôle des dossiers

Assurer la gestion administrative, financière et la logistique du département :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
- Suivre les contrats et conventions du département, appuyer le chef de département pour la préparation des conseils de département et les réunions, préparer les éléments destinés à gérer les missions des enseignants et étudiants du département.
- Elaborer, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Assurer la relation avec les fournisseurs et l'agence comptable de l'Université Toulouse Jean Jaurès
- Assurer la gestion financière : gérer les dépenses, saisir les bons de commandes et mandats sur SIFAC, réaliser les états financiers du département
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, collations) de l'activité du département, de manifestations (soutenances, conférences, réunions, séminaires, colloques)

Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes :
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département et la vie étudiante (étudiants en formation et diplômés)
- Organiser la logistique relative aux actions de communication du département
- Contacter les structures de stages des étudiants en vue de la collecte de la taxe d'apprentissage
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes, accueillir et informer les étudiants

Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC
Expérience requise : 1 an minimum sur des fonctions similaires

Avantages sociaux :
- Contributions aux frais de transport
- Congés jusqu'à 60 jours/an
- Crèche
- Service social proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs (aides sociales, billetterie, vacances)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Législation sociale, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur