Assistant Administratif et Commercial H/F - Lpa de Villars - Montravel

L'emploi d'assistant administratif et commercial est porté par le l'EPL/Campus de Montravel, plus précisément par son centre de formation professionnelle et de promotion agricoles (CFPPA). Il est à pourvoir, à partir du 08/09/2025, par un agent contractuel recruté sous contrat de droit public pour une durée de 4 mois et dans le cadre d'un remplacement en lien avec un congé maternité. Quotité temps de travail : 80%.

MISSIONS PRINCIPALES :
- Organiser et réaliser la commercialisation des actions de formations courtes
- Mettre en place une relation durable avec les partenaires (clients, entreprises de stage, sous-traitant...)
- Suivre les conventions de stage des élèves
- Contribuer à la satisfaction des clients

ACTIVITÉS ET TâcheS :

* Identifier le besoin et apporter une réponse adaptée :
Assurer les contacts en front office : accueil physique
Recueillir les besoins
Faire une proposition individualisée en relation avec le chargé d'ingénierie de formation si besoin
Positionner le candidat sur une offre de formation.

* Mettre en place les conditions d'accueil des groupes en formation :
Réservation des salles, restauration
Accueil physique
Préparation des dossiers des formateurs / sous traitant

* Participer à la gestion administrative des conventions de formation :
Participer au suivi du recrutement des candidats.
Assurer la saisie des inscriptions des candidats sur la base Yparéo après vérification des dossiers.
Participer à l'accueil physique et téléphonique.
Contrôle des conventions de formation selon l'instruction.
Etablir et suivre les convention de stage (élèves)
Suivre la mise en paiement des allocations de stage (AlyPro)
Transmission, dans les délais, des contrats, des conventions de formation et autres documents aux financeurs
Contrôler le financement des actions de formations
Transmettre au service facturation

* Appel d'offre et habilitation :
Participer à la réalisation des dossiers administratifs.
Participer aux dossiers d'habilitations.

* Pilotage du financement :
Mise en place des plateformes des différents financeurs.
Relation directe avec les financeurs.
Suivi des certificats de réalisation.

* Proposer et suivre des outils de gestion visant un appui au pilotage des Directions :
Concevoir les outils permettant un pilotage budgétaire.
Assurer la consolidation des outils de contrôle de gestion.
Calculer la clef de répartition et réalisation des échanges entre centres.
Participer Concevoir le protocole d'échanges entre centres.

* Mettre en place tableau et remonter les données :
Concevoir le Bilan Pédagogique et Financier.
Concevoir le fichier Caradoc et faire remonter les données à France Compétences.

* Relation avec les partenaires :
Sous-traitants
Co-traitants

* Contribuer à la démarche Qualité dans le cadre de la certification :
Participer avec l'animation de la Qualité au plan d'amélioration, à la construction, et au suivi de la démarche qualité.
Proposer les ressources documentaires pour validation à l'animateur Qualité.

* Contribution aux autres activités du CAMPUS MONTRAVEL
Participer aux instances de gouvernance de l'établissement.
Réaliser des compte-rendus de réunions ou d'instances.
Participer aux commissions de concertation et aux conseils de centre.
Assurer la gestion du classement et de l'archivage - Création des dossiers et classement.
Enregistrement des courriers.
Accueillir les contacts entrants (téléphonique, physique, réseaux sociaux,.).
Contribution aux 14 missions d'un Organisme de Formation par Apprentissage (OFA).

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel