Assistant Administratif et Gestionnaire Bâtiment H/F - Usaj Batiment

USAJ Bâtiment est une société d'ingénierie qui réalise des projets de conception/construction de bâtiments, à destination des professionnels. Nous intervenons en tant que Contractant Général, Maîtrise d'Œuvre ou Assistant à Maîtrise d'Ouvrage.
USAJ Bâtiment propose également un service de Facility Management. Nous gérons, pour le compte de professionnels, la maintenance de leurs bâtiments et prenons en charge l'ensemble des « travaux services ».
Le siège de la société est basé à NANTES (44), proche Saint Herblain. Le rayon d'action est la Région Pays de la Loire.

Nous recherchons dans le cadre de notre développement un/une Assistante Administrative pour intégrer une équipe dynamique et en pleine évolution !

Missions confiées :
Votre quotidien chez USAJ Bâtiment :
- Elaborer les factures et suivre la facturation clients, fournisseurs, sous-traitants,
- Elaborer les contrats de sous-traitance
- Vérifier les pièces administratives des entreprises Sous-Traitantes
- Contacter les entreprises et planifier les interventions pour la maintenance des sites que nous gérons et s'assurer du bon déroulement des opérations
- Centraliser les demandes client de travaux de dépannage et programmer les interventions
- Mettre en forme les devis
- Suivre la gestion financière des interventions de maintenance
- Réaliser les notes de frais
- Répondre aux appels téléphoniques entrants.

Profil recherché :
- Personne ayant déjà une expérience en assistance administrative et souhaitant avoir un poste évolutif et varié
- 35 h semaines ou à 80%.
- Une expérience dans le domaine du bâtiment serait un plus.

Vous partagez nos valeurs : RIGUEUR, ECOUTE, ESPRIT D'EQUIPE, PASSION ET RESPECT
La rigueur étant une qualité primordiale pour la réussite de ces tâches.

Avantages entreprises : Plan Epargne salariale / Plan Epargne retraite / Mutuelle prise en charge à hauteur de 50%

Experience : 6 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Contrôler l'état d'avancement des travaux, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Organiser des réunions et des visites de chantier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Relayer de l'information

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.