Assistant Programme H/F - Icade Promotion

Imaginer la ville du futur, construire et gérer des lieux de vie agréables, mixant logements, bureaux, cliniques, commerces, crèches, espaces verts pour une ville où il fait bon vivre : c'est toujours la vocation d'Icade.
Acteur immobilier confronté aux défis climatiques, écologiques et sociétaux d'aujourd'hui, la mission d'Icade est de penser la ville de demain et de ré-enchanter les lieux du futur
Icade Promotion recherche un(e) Assistant(e) Programme.
Sous la responsabilité d'un Directeur d'Agence, l'assistant programme assure l'ensemble des activités administratives allant de la gestion des opérations à la vie de l'agence afin de garantir un niveau de service client conformes à nos exigences.

Phase marché :
Rédaction suivant instructions du Directeur Techniques (DT) /Directeur Programme (DP) de lettres de commande « Etudes et préparation de chantier » préalablement à la signature d'un OS Exécution afin de démarrer les études avant l'achat du foncier
Compléter les informations générales du CCAP puis faire compléter et valider le document par le Responsable Programme
Constituer avec le DT le Dossier Marché avec la nomenclature des pièces
Mise en signature du Dossier Marché sur Docusign ou Saqara
Suivi et relance des signatures des entreprises et intervenants
Rédaction des ordres de service suivant les indications DT/DP (date d'effet, délai)
Mise en signature des documents (Acte d'engagement / OS / Lettre d'engagement PPM)
Suivi et relance des signatures des entreprises
Renseigner le Tableau des entreprises consultées/retenues à chaque AO terminé

En amont du chantier :
Création de l'opération dans ATTESTATION LEGALE (date D.O.C nécessaire) avec ajout de toutes les entreprises adjudicataires pour suivi contractualisation et pendant la phase travaux
Suivi des affichages et constats des Permis de Construire
Participer avec le RP/DP au montage et envoi des dossiers de GFA et dépôts de pièces notaire
Mise en place de KALITI en début d'opération
Dépôt des DROC

La vie de l'opération :
Participer à la réalisation de l'ensemble des dossiers des Comités
Suivi administratif des concessionnaires (mise en service, débranchement), des assurances et des syndics
Fournir les documents contractuels aux bailleurs
Signature et la diffusion des OS, TS, TMA...
Constitution du dossier CLEA (CERQUAL)
Gestion des concessionnaires ENEDIS/CRRO : Sur consigne du RP, suivre et faire les démarches nécessaires pour obtenir le remboursement des colonnes
Envoi et suivi des dossiers KYC (sous-traitants)
Missionner les entreprises pour interventions dans le cadre de la levée des réserves jusqu'à la passation SAV
Dépôt des DAACT

Organisation d'agence et des relations extérieures
Organisation des agendas des Directeurs d'Agence
Prise de rendez-vous externe (Mairie / Collectivités / relations publiques et institutionnelles)
Suivi et accompagnement des Directeurs d'Agence dans l'organisation des salons et/ou événements extérieurs
Gérer les plannings et agenda de l'équipe programme
Accueil des nouveaux arrivants et suivi des départs : commande du matériel, commande du badge, restitution de matériel
Commande des fournitures EPI pour les agences
Procéder aux réservations sur Travel Solution des billets trains hôtels avions pour le DA