Chargé des Inscriptions en Centre de Loisirs H/F - Ca du Libournais

La Communauté d'Agglomération du Libournais (La Cali) a pour objet d'associer, au sein d'un espace de solidarité, des communes qui souhaitent agir, ensemble, sur des projets communs de développement et d'aménagement de l'espace, mais aussi sur la mise en place de services de proximité. Composée de 45 communes (92 640 habitants).
CDD renouvelable si non titulaire de la FPTLa Cali est fortement engagée pour offrir des modes d'accueil et des activités des tout-petits jusqu'aux jeunes adultes.
A ce titre, le service Enfance gère 19 centres de loisirs accueillant chaque année 4000 enfants, âgés de 3 à 13 ans, pendant les mercredis et les vacances scolaires.

Le service Enfance est constitué d'une équipe de :
- 3 coordonnateurs (une coordinatrice, un adjoint (appel à candidatures en cours) et une troisième de coordination),
- 1 assistante administrative,
- 1 chargé des inscriptions en centres de loisirs (objet de cet appel à candidatures), 1 gestionnaire des inscriptions et 1 renfort est assuré pendant la période d'actualisation des dossiers (avant l'été et jusqu'à la rentrée de septembre)
- Et de 15 équipes de direction des centres de loisirs.
Créé en janvier 2022, doté du logiciel de gestion Mushroom Software et d'un portail famille, le pôle inscription constitue un levier essentiel dans le fonctionnement global du service Enfance.
Aujourd'hui, le service enfance doit poursuivre son ambition d'amélioration constante de la qualité du service rendu aux usagers, notamment sur le volet inscriptions et réservations des places.
Dans ce contexte, et suite à une vacance de poste, la CALI recrute au sein de sa Direction Petite Enfance, Enfance, Jeunesse, Culture, un chargé des inscriptions (H/F), à temps complet.

Missions
Sous l'autorité hiérarchique de la Coordonnatrice Enfance, vous pilotez les inscriptions en centres de loisirs.
Vous êtes garant de la qualité du service rendu aux usagers, du bon fonctionnement du logiciel et de son portail famille. Vous mettez en place les grands principes d'une démarche qualité et contribuez à l'identification des besoins du territoire en matière d'accueil.

Vous êtes garant du bon fonctionnement des inscriptions en centre de loisirs. A ce titre, vous mettez en oeuvre les moyens organisationnels et outils techniques permettant une fiabilisation des procédures : complétude des dossiers d'inscription, calendrier des ouvertures des réservations, communication à destination des familles et des collaborateurs, accompagnement des usagers et gestion des réclamations, paramétrage du logiciel conformément au règlement de fonctionnement des centres de loisirs et aux décisions politiques (tarifs, capacités, périodes d'ouverture, etc.).
Vous pilotez la facturation aux familles.
Vous contribuez, grâce aux extractions du logiciel métier et aux données du service, à l'identification des besoins du territoire en matière d'accueil : évolutions des fréquentations et des listes d'attente, veille sociale et démographique, etc.
Vous élaborez des propositions visant à la simplification et l'optimisation des démarches administratives pour les usagers, et pour les utilisateurs (coordination, directeurs des centres de loisirs).
Vous encadrez l'agent en charge de la gestion l'accueil des familles (gestion des appels téléphoniques et des mails) et du logiciel ; et assurez la continuité de service en son absence.

Profil :
Vous avez des connaissances générales sur le fonctionnement des centres de loisirs, et particulièrement sur les inscriptions et la gestion de la relation avec les usagers.
Vous avez une forte appétence pour l'informatique et les logiciels métiers. Vous maitrisez les techniques et les outils de traitement des informations liées aux usagers/familles.
Vous êtes force de proposition pour l'amélioration du service rendu aux usagers.
Vos qualités relationnelles et managériales sont reconnues, tout comme vos capacités rédactionnelles et managériales sont reconnues, tout comme vos capacités rédactionnelles et de synthèse.

Vous bénéficierez :
- D'une participation employeur en cas d'adhésion au contrat de prévoyance proposé par la collectivité
- De 25 jours de congés annuels et 15 jours de RTT/an sur la base de 37h30 /semaine
- De la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours/SEM

Experience : 5 An(s)

Compétences : Concevoir des supports de communication et d'image, Concevoir et animer des activités de détente ou de loisirs, Expliquer et faire respecter les règles et procédures, Informer les parents sur l'organisation de la structure et présenter le programme des activités aux enfants, Observer le comportement, l'évolution de l'enfant et repérer d'éventuelles difficultés, Accueillir, orienter, renseigner un public, Animer, coordonner une équipe, Assurer la gestion administrative d'une activité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Gérer les ressources humaines, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Prévenir et résoudre les conflits, Recenser les besoins de suivi sanitaire d'enfants en séjour, Utiliser les outils numériques, Maîtrise Pack Office

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.