Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé sous l'autorité du Directeur, l'assistant apporte son appui au Directeur, au Directeur de la recherche ainsi qu'au Directeur général des services, en vue d'optimiser la gestion de leurs activités. Il prend en charge l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement de ces directions.
- Accueil physique et téléphonique, orientation et information des interlocuteurs internes et externes;
- Organiser les agendas du directeur, du directeur de la recherche et du directeur général des services (gestion des agendas et invitations);
- Suivi, gestion des courriers et réponse à apporter ;
- Organiser des réunions et événements (palmes académiques, cérémonie des voeux etc) en veillant au respect du protocole;
- Participer à des réunions : prise de note et rédiger les relevés de décisions et plan d'actions;
- Elaboration et suivi de tableaux de bord;
- Assurer un rôle d'interface entre les directions, les services et le directeur;
- Assurer des relations au niveau administratifavec les cabinets et directions des partenaires institutionnels, académiques et privés ;
- Référent administratif des audits HCERES et CTI;
- Suivi du budget du directeur et rendre compte;
- Rédiger et actualiserdes procédures et des modes opératoires liés à la direction;
- Suivre l'instruction de dossiers complexes en vérifiant les échéances en support du service juridique ;
- Assurer le secrétariat des instances statutaires en support du service juridique : rédaction et envoi des convocations, rédaction des trames des actes administratifs, gestion du quorum, identifier, diffuser les documents préparatoires afférents aux séances aux membres des instances, organisation de la logistique des séances.

Connaissances :
- Bonne connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;
- Notions de base de droit public ;
- Objectifs et projets de l'établissement;
- Notion des usages du protocole et des relations publiques;
- Méthodologie et conduite de projet.

Savoir-faire :
- Maîtriser des supports de communication et outils bureautique (internet, messageries, Word, Excel, PowerPoint) ;
- Excellente expression écrite et orale;
- Travailler en transversalité ;
- Réaliser des synthèses;
- Rédiger des rapports ou des documents;
- Produire des bilans, tableaux de bord et des indicateurs de gestion;
- Capacité à mettre en relation les acteurs de l'ESR.

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Savoir-être :
- Discrétion professionnelle et confidentielle;
- Disponibilité, rigueur et fiabilité;
- Grande aisance relationnelle et sens de la diplomatie;
- Autonomie ;
- Esprit analytique;
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités;
- Être force de proposition.

Profil recherché :

Titulaire d'une formation supérieure Bac +2/3, BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative.

De nature rigoureuse, réactive et curieuse, vous êtes doté d'une capacité d'analyse et de synthèse confirmée. A l'aise à l'écrit, à l'oral et dans le relationnel, vous savez également gérer votre temps et vos priorités pour aider les directeurs dans la gestion de leurs activités.