Gestionnaire Administratif du Service des Relations Entreprises H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales

Au sein du service des Relations Entreprises, le/la Gestionnaire administratif du Service des Relations Entreprises a pour mission de :
- Participer à la gestion administrative et financière de la Direction du développement en appliquant des procédures dédiées.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, répondre à leurs demandes en réorientant, si besoin, vers les collaborateurs du service ou vers un autre service de l'école.
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions.
- Assurer le soutien logistique de l'activité du service lors des différentes actions partenariales (événements, conférences, réunions, séminaires, colloques...).

Activités détaillées

Activités générales

1.Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, répondre à leurs demandes et réorienter vers les collaborateurs du service ou vers un autre service de l'école.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer efficacement et accompagner les différents interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches.
- Gérer les agendas et contrôler les échéances (planification, alertes...).
- En collaboration avec les responsables de comptes du service, assurer l'organisation logistique des actions partenariales telles que par exemple Business Lunch, Journée Partenaires, Journées Alternance...
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord, en assurer le suivi, produire des bilans, des statistiques et extraire des données pour répondre aux demandes de la Direction Générale des Services ou de la Direction.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus, et des documents permettant d'améliorer ou d'optimiser le fonctionnement du service.
- En appui des responsables du service, organiser les visites de sites (planification, gestion des déplacements des étudiants, réservations des bus...).
- Suivre la mise en oeuvre des conventions de partenariat et la gestion des échéances.

2. Gestion financière
- Engager les dépenses (demande devis, bon de commande).
- Suivre le budget.
- Préparer les analyses nécessaires dans le cadre des conférences budgétaires (projection de dépenses, coût des événements...).

3. Communication
- Créer des supports de communication dans le cadre des différentes actions (affiches, badges...) en concertation le service communication.
- Contribuer à la communication auprès des étudiants notamment dans le cadre des Business Lunch (information, sondage, émargement...).

Savoir et savoir-faire/ Connaissances opérationnelles

Diplôme Bac +2

· Sens de l'organisation

· Qualités rédactionnelles

· Capacité à travailler en autonomie et en équipe

· Sens de la communication

· Aisance relationnelle