Assistant de Gestion Administrative - Conseil Departemental des Bouches-Du-Rhone H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service et de son adjoint, et en lien étroit avec les référents sociaux du service, cet agent sera chargé :

- De gérer les activités de secrétariat du service (fournitures, commission des aides financières, rédaction de fiches techniques, suivis RH...)
- De participer à la gestion du dispositif des relations aux usagers
- D'instruire les demandes de subventions des associations ½uvrant dans le domaine de l'action sociale et d'effectuer toutes les tâches inhérentes à cette mission.
- Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emplois et son domaine d'intervention.

1. Tâches classiques de secrétariat
- Suivi des plannings du service en lien avec le chef de service et son adjoint et le secrétariat de direction ;
- Accueil téléphonique : réception des appels téléphoniques, orientation, traitement ;
- Gestion des fournitures du service ;
- Relation avec les partenaires et les MDS dans le cadre du « tour de rôle » ;
- Gestion des besoins RH : traitement des arrêts maladie, suivi des demandes de formation, tenue des fiches de poste, ordres de mission, etc ;
- Classement et archivage des dossiers (référent du service).

2. Instruction des demandes de subvention et suivi du conventionnement
- Instruction des demandes de subvention dans le respect des procédures fixées par la DAJMARA ;
- Participation aux réunions partenariales ;
- Rédaction des rapports présentés en Commission permanente ;
- Suivi des dossiers, élaboration des notifications, des conventions, suivi des enveloppes budgétaires, engagement, liquidation ;
- Contrôle administratif de l'utilisation des subventions allouées.

3. Assistance administrative sur les dossiers spécifiques du service
- Suivi, mise à jour et amélioration des procédures et tableaux de bord concernant la gestion du dispositif relation aux usagers, et suivi des demandes ;
- Elaboration des courriers aux usagers et à la préfecture, et transmission ;
- Instruction des dossiers dans la base de données dédiée. (SAP, tour de rôle, relations aux usagers...) ;
- Organisation et suivi des commissions des aides financières et de recours ;
- Préparation des documents en vue des diverses réunions ;
- Participation à l'élaboration de notes diverses.

Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Outlook, etc.
Maîtrise des outils spécifiques : SAP, GSUB, GESCOUR, BO, AIRSDELIB...
Disponibilité et écoute.
Capacité d'analyse et de synthèse.
Capacité d'adaptation.
Sens de l'organisation et de la méthode.
Qualités rédactionnelles.
Discrétion.

DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (10.50 Euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 72 Euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 Euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).