Adjoint Administratif - Secrétaire Médical -Pôle des Blessés de l'Encéphale H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions générales
- Accueil physique et téléphonique : assurer l'interface entre le médecin, les familles et les patients, réorientation vers l'interlocuteur concerné si nécessaire.
- Vérification des informations administratives relatives au patient dans le respect des procédures et règles institutionnelles (identitovigilance...).
- Gestion et bonne tenue du dossier patient selon les règles en vigueur : création, préparation, classement, archivage des dossiers de consultations, et classement des courriers externes (courriers spécialisés, comptes-rendus médicaux, bilan sanguin...).
- Gestion du planning des médecins en s'adaptant aux différents contextes : planification des rendez-vous de consultation sur l'agenda (rendez-vous de suivi, primoconsultants, urgences...) et envoi des convocations, gestion des reports éventuels, accueil téléphonique, informations sur la prise en charge du Pôle, prise de messages des patients, des professionnels internes ou externes Transcription des courriers de consultation, demande d'examens, envoi des courriers.
- Gestion, traitement et coordination de programmation des rendez-vous de consultation, des différentes prises en charges (BNP, HDJ, EEG, IRM...).
- Saisie de l'activité PMSI.
- Information des équipes pluridisciplinaires.
- Participation aux différents groupes de travail.
- Gestion et dispatching du courrier.
- Gestion des demandes de reproduction des dossiers patients adressées à la CRUQPEC.
- Facturation des consultations externes

Savoir-Faire
- Savoir rechercher et trouver l'information
- Prioriser les tâches
- Travailler en équipe avec les différents professionnels, les équipes pluridisciplinaires, les réseaux...
- Maintenir le contact avec les différents acteurs tout en identifiant les informations communicables dans le respect du secret professionnel (interne ou externe), la confidentialité
- Organiser des réunions de travail
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Afficher la suite
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Savoir gérer les situations d'urgence et faire preuve de discernement

Savoir-Etre
- Avoir de la curiosité professionnelle
- Avoir de la rigueur
- Etre disponible et faire preuve d'adaptabilité
- Avoir le sens de l'anticipation et de l'initiative
- Etre capable de travailler en autonomie

Connaissances particulières requises ou à acquérir
- Connaître et représenter l'institution. Respecter les valeurs institutionnelles, le règlement, les procédures et les appliquer. Connaître les différentes Lois, Chartes...
- Connaître les différents intervenants et les missions de chacun.
- Maîtriser les règles de grammaire, orthographe.
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Cariatides, logon...).
- Acquérir le vocabulaire médical spécifique, et s'approprier les sigles utilisés.
- Savoir utiliser les outils de bureautique (fax, scanner, photocopieur...)
- Connaître la spécificité du public accueilli.