Assistante de Direction - Mairie de la Salvetat St Gilles H/F - Fonction publique Territoriale

La Salvetat Saint Gilles est une commune située dans le département de la Haute Garonne en région Occitanie, au Sud-Ouest de Toulouse et compte environs 8500 habitants sur 5.75 km2. Proximité, valeur et partage sont les valeurs fondamentales associées à notre commune.

Garant de la confidentialité des informations portées à votre connaissance, sous l'autorité de la directrice générale des services, vous assurez des missions de gestions administratives auprès de la DGS et du CCAS.
Vous travaillerez en lien avec les différents services de la collectivité et les partenaires extérieurs.

o Secrétariat de direction général : appels, courriers, mails
o Assistant CCAS
o Travail en partenariat avec la communauté des communes

Auprès de la DGS : 3 jours
o Secrétariat administratif général de la direction et des élus
o Organisation de la vie professionnelle de la direction
o Gestion courriers et boite mail de la mairie
o Recherche et diffusion d'informations
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
o Gestion du courrier, mails et des ressources bibliographiques
o Participation active dans l'élaboration et le suivi de projets
o Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Organisation et planification des réunions
o Instruction des dossiers et application des procédures administratives
o Rédaction de compte-rendu

Auprès du CCAS (liste non exhaustive et modifiable) : 2 jours
Projets service :
o Analyse des Besoins Sociaux : rédaction et suivi du rapport
o Ludothèque : partenariat
o Projet senior global : rédaction du projet global et objectifs, suivi des actions

Budget :
o Suivi du budget du service et des dépenses engagées

Gestion aire d'accueil :
o Mise en ½uvre des compétences ne lien avec CCGOT

Associations :
o Suivi subventions du CCAS
o Suivi actions des associations caritatives du territoire
o Animation partenariat avec associations
o Coordination avec service vie locale

Plan Canicule/Grand froid :
o Rédaction des plans
o Suivi de la réglementation
o Suivi liste personnes vulnérables
o Contact et appels personnes vulnérables
o Gestion logistique des lieux d'accueils
o Bilan d'activité

Compétences ou connaissances souhaitées :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
o Fonctionnement des services d'une collectivité et d'un CCAS
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité
o Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
o Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Profils recherchés
o Expérience dans un poste similaire souhaitée
o Connaissance des collectivités territoriales souhaitée
o Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
o Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
o Sens du service public
o Discrétion
o Disponibilité et ponctualité