Assistant de Gestion Administrative et Commerciale H/F - Pôle Emploi

GESTION COMMERCIALE
- Contacter les clients par téléphone et mail afin de définir les besoins, planifier les rendez-vous techniques, vérifier leur satisfaction et organiser le réapprovisionnement des produits.
- Enregistrer les commandes, vérifier les conditions de réalisation et informer son supérieur fonctionnel pour la réalisation du planning de production.
- Planifier des interventions d'installation et de maintenance en accord avec les Techniciens et proposer des solutions en cas de dysfonctionnements (Livraison, garantie.).
- Suivre et réclamer les bons de commandes. Editer les factures et effectuer les relances de règlement.

TRAITEMENT ADMINISTRATIF
- Saisir, mettre en forme, enregistrer, transmettre et classer des documents.
- Saisir et mettre en forme les documents d'étude technique & commerciale

SUIVI DU STOCK & COMMANDES FOURNISSEURS
- Compléter les enregistrements des entrées/sorties des matériels en précisant les destinations des matériels dans le suivi de stock
- Analyser les besoins en parfums et matériels et passer commande auprès des fournisseurs après avoir obtenu la validation du besoin par la hiérarchie.
S'assurer de la prise en considération et du suivi de la commande par le fournisseur. Tenir informée l'équipe des livraisons à venir.

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Poste à pourvoir au sein d'une PME de 12 personnes
- Travail en Openspace
- Durée Hebdomadaire : 35 H (9h00 - 12h30 / 13h30 - 17h00)

Experience : 10 An(s)

Compétences : Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés, Développer l'esprit d'équipe, Favoriser l'entente, la collaboration, Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels, Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes, Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Installation de machines et équipements mécaniques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.