Agent de Gestion Administrative H/F - Département Meurthe et Moselle

Descriptif et missions
Agent de gestion administrative F/H Ce poste est à pourvoir à LONGUYON.
Agent de gestion administrative F/H
Offre 1619

L'agent de gestion administrative est chargé.e d'accueillir le public, d'organiser et d'assurer le secrétariat au STAM, des techniciens ingénierie, du technicien environnement et du technicien exploitation, et de veiller à l'organisation d'une documentation accessible à tous.

ACTIVITES

Accueil et relations avec le public
- Assure l'accueil téléphonique et physique, renseigne et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
- Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur.

Suivi administratif et secrétariat
- Enregistre le courrier arrivé et départ
- Gère la boîte de messages du STAM de Longwy et la boîte de message DICT du STAM
- Effectue la saisie et la mise en page de comptes rendus, notes, courriers et permissions de voiries
- Organise le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et du courrier
- Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, -.
- En lien avec le responsable de service, prépare les dossiers des différentes réunions
- Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, -)
- Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service

Suivi administratif des dossiers du domaine public
Prépare en lien avec les techniciens ingénierie les courriers et les actes administratifs suivants :
- Déclarations de projet de travaux (DT) et déclarations d'intention de commencement de travaux (DICT), permission de voirie et conventions
- Avis sur certificats d'urbanisme, sur permis de stationnement, sur renseignements d'urbanisme, sur permis de construire
- Demande de renseignements auprès des concessionnaires et gestionnaires de réseaux
- Assure la gestion et le suivi des dégâts au domaine public sans dommage
- Arrêtés de circulation, arrêté d'alignement

Activité spécifique
- Participe à la gestion des implantations de publicité et de pré-enseignes sur le domaine public routier

Profil recherché
Agent de gestion administrative F/H Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Rédiger des courriers simples
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, -)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences stratégiques :
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

Compétences relationnelles :
- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Savoir se rendre disponible
- Coopérer avec les autres services de la direction

EC9876
Avantages collectifs au travail
Agent de gestion administrative F/H
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- ARTT
- CIA

Description de la collectivité

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle oeuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :
- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
- Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.
Construisez avec nous votre avenir professionnel !