Assistant de Direction Rht - Ru H/F - Unicil

Depuis 1949 au service du logement des salariés, UNICIL est une Entreprise sociale pour l'Habitat, filiale immobilière du groupe Action logement. Elle gère un patrimoine de plus de 32 000 logements dans la région Sud et développe une offre de logements accessibles et adaptés aux besoins des salariés et des territoires.
Ainsi, Unicil est aux côtés des entreprises et des collectivités pour apporter un habitat diversifié et équilibré et contribuer au développement local.

Notre dynamique de développement patrimonial, nous place parmi les tous premiers investisseurs immobiliers de la région. Nos domaines d'intervention sont nombreux :
- Développer et diversifier une offre de logements sociaux adaptée là où les besoins de logement sont les plus pressant ;
- Participer à l'aménagement et la rénovation des quartiers, à la dynamisation des centres-villes, à la résorption de l'habitat indigne, à l'amélioration des copropriétés dégradées ;
- Entretenir et rénover le patrimoine tout en apportant sa contribution au développement durable ;
- Vendre des logements pour favoriser l'accession sociale à la propriété ;
- Accompagner les salariés et les populations les plus fragiles et participer à la vie des quartiers.

Chiffres clés 2024
- 32 659 logements
- 2529 logements agréés
- 514 collaborateurs
- 1er producteur social en Région Sud depuis 5 ans
- Présence sur près de 160 communes des Bouches-du-Rhône, du Vaucluse, du Var, des Hautes-Alpes, Alpes de Haute Provence...Nous sommes à la recherche d'un Assistant de direction H/F pour deux directions (RHT et RU).
L'Assistant de direction H/F prend en charge les tâches administratives et organisationnelles de la Direction Relations Habitants et Territoires, au niveau de la gestion des relations et le traitement de l'information (internes et externes). Il vient également en appui administratif de la Direction du Renouvellement Urbain.

Missions :
- Assister les directrices afin d'optimiser la gestion de leurs activité (gestion de planning, courrier préparation de réunions, accueil, déplacements...)
- Préparer des dossiers pour les RDV externes et internes et recueillir des informations auprès des services concernés
- Traiter et suivre des courriers signalés locataires en lien avec le CODIR DRHT/DG
- Suivre la comptabilité d'engagement pour différentes Directions et les factures, BDC, fournisseurs, SPO pour la Direction Renouvellement Urbain
- Suivre et gérer le PCL selon directives de sa hiérarchie
- Proposer, mettre en place et suivre des règles d'organisation visant à faciliter le fonctionnement interne des directions : documentation, classement et archivage

- Rédiger et mettre à jour des procédures internes à la demande des directrices et permettre leur diffusion auprès des collaborateurs
- Participer à la mise en place des nouveaux outils de classement
- Élaborer, suivre et mettre à jour les tableaux de suivi d'activité
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en lien avec les différents services (RH, informatique, comptabilité, etc.)
- Réaliser le secrétariat des directions, organiser et préparer des réunions, des déplacements, rédiger et mettre en forme des rapports, publications, présentations etc.
- Remplacer l'assistant(e) de la Direction générale en cas d'absence
- Prendre en charge tout dossier, projet ou activité entrant dans sa sphère de compétence à la demande de sa hiérarchie.

- Constituer l'interface privilégiée entre l'ensemble des Directeurs et collaborateurs des départements DRHT et le Directeur (la Directrice) RHT
- Assurer la gestion (traitement, transmission, relai) des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Réaliser le publipostage et mailings auprès des locataires

Vous êtes diplômé(e) d'un BTS Assistant de gestion PME/PMI, d'un BTS Assistant Manager ou d'un DUT Gestion des entreprises et des administrations. Débutant(e) accepté(e), vous disposez idéalement d'une bonne connaissance de l'écosystème du logement social et maîtrisez les techniques de communication écrite et orale, de prise de notes, de classement et d'archivage. Vous savez collecter, hiérarchiser et synthétiser l'information, organiser la logistique d'un événement, et élaborer des outils de reporting.
À l'aise avec les outils bureautiques et numériques, vous maîtrisez le Pack Office (notamment Excel et PowerPoint) ainsi que les outils collaboratifs. Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre esprit d'initiative vous permettent de travailler de manière autonome et dynamique, avec de solides qualités relationnelles.
Unicil s'engage en faveur de l'égalité des chances et de l'inclusion. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.