Assistante du Cabinet du Maire H/F - Mairie de Bievres

L'assistant(e) de direction contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide permanente à la Direction générale et au Maire en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés

Activités principales :
- Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous,
- Organiser des réunions complexes et suivre la logistique de ces réunions
- Partager l'agenda électroniquement selon les paramètres de confidentialité et gestion du courrier
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages,
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels...,
- Harmonisation des courriers et notes
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
- Suivi des travaux, projets et activités de la direction générale :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Gestion du courrier, traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs,
- Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels,
- Organisation, planification et suivi des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS et respecter les délais de transmission avant la réunion,
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus,
- Assurer la diffusion des documents.
- Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes,
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts,