Assistant de Direction Auprès des Élus - Cachan H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du Cabinet de madame la Maire, sous l'autorité de la directrice de cabinet et en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe, l'assistant.e de direction auprès des élus apporte une aide permanente en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.

FONCTIONS ET ACTIVITES :

Organisation :
Gestion des agendas
Organise l'activité quotidienne des élus
Rappel de l'information importante de transmettre les messages
Tri et répartition du courrier
Interface entre les élus, les services municipaux et éventuellement des organismes extérieurs ;

Accueil téléphonique et physique :
Assurer l'accueil du public
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Secrétariat des élus :
Organiser les réunions et faire l'interface avec les services
Gestion des astreintes des élus (planning, suivi...)
Suivi des congés des élus
Suivi des parapheurs à la signature des élus
Relations réguliers avec l'ensemble les élus de la Ville
Préparer les réunions et les dossiers, classer les documents

Rédaction :
Rédiger des cartes, des notes, des courriers et des comptes rendus

Autres missions :
Suivre toutes les tâches administratives du secrétariat
Travailler en binôme et étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe
Gestion de la base contact de la ville sous le logiciel SUIPI
Publipostage
Gestion des v½ux
Gestion des congés

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

SAVOIR :
Maîtrise des principaux logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook...)
Maîtrise des logiciels informatiques
Parfaite communication orale et écrite
Qualités rédactionnelles (savoir rédiger un courrier, une note, une invitation...)
Maîtrise des techniques de secrétariat (mettre en forme tous types de courriers) et outil informatique.
Gestion d'agendas complexes

SAVOIR - FAIRE :
Réalisation de tous types de documents administratifs
Réalisation de documents de communication

APTITUDE / QUALITE :
Sens de l'organisation
Esprit d'équipe et travail en équipe
Polyvalence sur les différents postes de travail au cabinet (secrétariat du Maire + l'accueil du Cabinet/gestion des salles)
Ecoute, esprit d'initiative et autonomie
Qualités relationnelles
Discrétion, disponibilité, adaptabilité et réactivité
Bonnes qualités rédactionnelles
Sens de l'organisation
Rigueur, concision, diplomatie