Référent·e Copropriétés H/F - Office Public de l Habitat Silene

Envie de donner du sens à votre métier ?
Situé dans une ville attrayante, en bord de mer et à 60km de Nantes, Silène se positionne comme un bailleur social engagé et actif pour le bassin nazairien.
L'humain, la mixité et le respect des autres sont des valeurs importantes dans le développement de notre entreprise de 200 salariés.VOS MISSIONS :
Autonome dans la gestion quotidienne des copropriétés et garant de la bonne communication avec les parties prenantes internes et les syndics, vous disposez des connaissances sur les notions fondamentales tenant à la gestion des copropriétés / ASL / EDDV / AFUL, vous êtes le référent du contrôle et du pilotage de l'activité de syndic (prestation externalisée). A cet effet,
Vous pouvez assister à des réunions de conseil syndical ou participer à des visites sur site,
Vous préparez et gérez la participation aux AG en lien avec les services dédiés à la gestion du patrimoine ou au contact des locataires,
Vous analysez les états et les documents joints à la convocation,

Vous identifiez les sujets qui nécessitent une attention et les présentez aux concernés, avant arbitrage si besoin est pour arrêter le positionnement de vote de Silène à l'AG,
Vous relayez et exploitez les données concernant la gestion technique des immeubles,
Vous vous assurez du bon suivi par les syndics de la gestion des sinistres et des travaux, ainsi que l'application des résolutions prises en AG,
Vous contrôlez les informations contenues dans les différents documents envoyés par le syndic (budget, appels de fonds (ADF), RGDD) et vous assurez du respect des modalités fixées par le règlement de copropriété
Vous établissez les budgets associés à transmettre aux services concernés,
Si besoin, vous prenez attache avec le syndic pour obtenir les explications ou les corrections des écarts des ADF,
Vous collectez tous documents nécessaires à la ventilation et à l'analyse des budgets ou des bilans et vous les transmettez aux services concernés,
Vous participez à l'analyse des éventuels écarts par rapport au budget,
Vous contrôlez et visez les ADF spécifiques (travaux, fonds de roulement, fonds travaux)
Vous contrôlez et visez les ADF ordinaires, après vous être assuré de leur conformité avec le budget voté en AG et ceci en lien avec les services concernés,
Vous traitez le relevé général de dépenses et vous fournissez les éléments nécessaires pour la régularisation de charges récupérables auprès des services concernés.

Interlocuteur(ice) privilégié(e) sur le sujet, vous disposez des procédures internes à suivre et/ou aidez à leur modélisation. Orienté(e) solutions, vous êtes force de propositions pour l'amélioration des process afin d'accompagner les évolutions de l'activité de gestion de copropriétés, et permettre une fluidité des relations avec nos partenaires syndics et vos collègues des autres services de Silène.
Afin de faciliter ce travail, vous contribuez à la mise en place du logiciel de gestion des copropriétés (IBAYA) en cours de déploiement.
En tant que fonction support, vous apportez également une assistance juridique, administrative ou comptable à tous les services utilisateurs.

CE QUE NOUS RECHERCHONS CHEZ VOUS :
Titulaire d'un diplôme Bac +2 à Bac +4 avec une spécialité exigée en droit immobilier et de bonnes notions comptables, vous disposez d'une expérience confirmée (minimum de 2 à 5 ans) en administration et gestion immobilière.
Les prérequis tenant de l'activité de syndic sont des attendus, et la connaissance du monde du logement social est un plus.

Vous vous reconnaissez dans les savoir-faire suivants notamment :
- Bonne organisation, gestion des priorités et des dossiers multiples
- Autonomie/ prise d'initiative, facilité à organiser les échanges en interne, maintenir une relation partenariale avec les syndics et décrocher votre téléphone pour assurer le suivi des différents dossiers
- Rigueur et sens de l'engagement,
- Connaissance des outils bureautiques et informatiques,
- Facilité à rendre-compte et/ou faire du reporting d'activités.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Code des marchés publics, Droit de l'urbanisme et de la construction, Droit immobilier, Gestion de logements sociaux, Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires, Piloter la préparation de travaux, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale, Réaliser des opérations de gestion immobilière, Réaliser la tenue d'assemblées générales de copropriétaires, Réaliser le suivi des décisions prises en assemblées de copropriété

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.