Coordonnateur Administratif H/F - Pôle Emploi

Sous l'autorité du Directeur Général de l'Office de Tourisme Métropolitain Nice Côte d'Azur (OTM), sous la responsabilité du Directeur ou chef de service et en toute confidentialité, le titulaire du poste coordonne la partie administrative de sa direction.

Liste non exhaustive des tâches et / ou des missions :
Le titulaire du poste :
- Assure la gestion administrative de la Direction à laquelle il est affecté (contrat, devis,.)
- Assure l'interface entre les données du logiciel CRM et le logiciel de comptabilité mis à disposition (devis client, pour émission de titre de recette / devis fournisseurs, pour émission de bons de commande)
- Établit et suit les bons de commande à l'aide de l'outil comptable et selon les procédures en vigueur,
- Suit la facturation client et fournisseur,
- Procède aux déclarations des manifestations auprès des services de la mairie,
- Suit un rétroplanning des marchés publics lancés et à venir et assure l'interface avec l'administration centralisée,
- Veille à la bonne circulation de l'information au sein de sa direction et au sein de l'OTM,
- Assure le suivi de la communication du centre des congrès en lien avec la Direction centralisée,
- Centralise les informations, chiffres, bilans de l'ensemble des activités de sa Direction,
- Participe à la rédaction des rapports d'activités et/ou plans d'action et établit les comptes rendus de réunion interne,
- Peut être amené à participer aux événements sur le terrain,
- Peut être amené, par délégation, à prendre en charge, de manière autonome, des missions ponctuelles,
- Respecte, dans son secteur d'activité, toutes les procédures relatives à la marque « Destination d'Excellence ».

Experience : 12 Mois

Compétences : Assurer la gestion administrative d'une activité, Assure le suivi de la communication du centre, Suivre la facturation client, Rédiger des rapports d'activité, Etablir des comptes rendus réunions internes, Outils bureautiques courants

Langues : Anglais exigé

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Autres services de réservation et activités connexes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.