Référent Plateforme Appel d'Offre H/F - GIPAL

Le GIPAL a une mission d'intérêt général : soutenir les projets de formation tout au long de la vie et d'insertion professionnelle. Nous sommes une petite structure d'environ quarante personnes. Nous proposons des contrats de droit public, avec 6 semaines de congés payés et 3 semaines de RTT, une flexibilité des horaires, du télétravail...Sous l'autorité du responsable de la plateforme AO, au sein d'un service de 3 personnes, le (la) référente assure :
- Collaborer étroitement et efficacement à l'activité du Responsable de service en l'informant régulièrement et lui faire part des difficultés rencontrées dans l'exercice des missions, tant sur les plans techniques et juridiques qu'en termes de moyen
- Responsable de l'harmonisation des procédures et outils de suivi au sein du Service
- Proposer des actions visant à optimiser le suivi des marchés et la vision précise de l'état d'avancement des marchés en cours de passation, exécution et liquidation
- Organiser les activités (visio modalité du portage, prix.), la communication et la diffusion des informations au sein du réseau
- Responsable de l'archivage des dossiers de réponse.
- Responsable de la mise à jour mensuelle des documents sur les différentes plateformes.
- Responsable de la mise à jour du tableau de bord des indicateurs du service
- Référente RGPD

VEILLE
- Recherche - Captage
- Décision de diffusion
- Rédaction fiche synthèse
- Diffusion réseau
- Saisie tableau de pilotage
- Suivi indicateurs de veille
- Mise en forme des bilans annuels
- Mise à jour des procédures
- Suivi prestataire abonnement alertes
- Formation nouveaux collaborateurs
- Suivi stagiaire

PORTAGE
- Recueil des positionnements
- Analyse DCE : attendus admin ET techniques
- Création des outils de collecte
- Organisation des temps d'échanges avec le groupement
- Co-animation avec responsable
- Réception / vérification / mise en forme / organisation des documents
- Contrôle au fil de l'eau des pièces
- Contrôle final
- Dépôt
- Suivi demandes complémentaires post-dépôt
- En cas de notification : diffusion réponse
- En cas de non-attribution : demandes des notes et diffusion.
- Archivage des réponses techniques
- Suivi des attestations cotraitants
- Suivi des indicateurs de portage

EXECUTION DES MARCHES
- Contractualisation avec commanditaire
- Conventionnement cotraitant
- Mise en place outils de pilotage (suivi des flux)
- Formation du gestionnaire aux modalités / spécificités du marché
- Gestion des demandes complexes ou points de blocage
- Traitement des demandes
- Accompagnement du gestionnaire au traitement des demandes (jusqu'à la facturation des frais de gestion)
- Accompagnement du gestionnaire à la saisie du tableau de pilotage
- Préparation des données de pilotage
- Co-animation avec responsable Copil académiques, inter-académiques ou nationaux
- Co-animation avec responsable des points marché avec clients)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Code des marchés publics, Démarche qualité, Procédures d'appels d'offres, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Élaborer des tableaux de bord, Lancer et gérer un appel d'offres, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Répondre à un appel d'offre

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.