Secrétaire H/F - Ass Epis Educat Protect Insertion Social

Rejoignez une équipe dynamique et engagée dans le déploiement d'actions innovantes en faveur des jeunes accompagnés.Nous :
L'association EPIS (Education Protection Insertion Sociale), créée en 1991, a pour objet « d'intervenir auprès d'enfants, de jeunes majeurs et de leur famille, par des actions éducatives, sociales et économiques ».
L'association gère un service d'Action Éducative en Milieu Ouvert (AEMO) judiciaire et un service de Médiation Familiale.
L'association défend les valeurs démocratiques et républicaines, notamment la laïcité, la dignité humaine, la solidarité.
EPIS a à coeur d'offrir des conditions de travail agréables et empruntes de respect et d'écoute.
Nous recherchons un(e) secrétaire pédagogique pour le service AEMO (Marseille et Aubagne).

Vos missions...
Les missions principales sont les suivantes :
- Suivi administratif des mesures AEMO (Gestion des mails spécifiques et enregistrement des données dans le logiciel métier)
o Traitement des convocations aux audiences
o Traitement des rapports ou notes d'information
o Traitement des rapports circonstanciés
o Traitement des demandes et accords de TISF
o Traitement des demandes et des accords de régie d'urgence
o Traitement des demandes et des accords de dossiers AMASE
- Traitement administratif
o Rédaction de documents, courriers,
o Création et mise à jour de documents types dans le cadre de la démarche d'amélioration continue de la qualité,
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Actualisation du logiciel métier (formation en interne) pour le service AEMO : création de dossier, saisie et actualisation des données.
- Classement & archivage des documents
Les missions en l'absence du secrétariat d'accueil :
- Accueil physique des personnes accompagnées par l'AEMO et la Médiation familiale
- Accueil physique des partenaires de l'association
- Accueil téléphonique et orientation des appels vers les professionnels concernés
- Prise de rendez-vous et cogestion du calendrier du service de Médiation familiale
- Gestion du courrier (ouverture, tri, diffusion, classement)
- Gestion des mails génériques à l'association

Compétences requises :
- Faculté d'adaptation et polyvalence
- Discrétion professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint.)
- Bonnes capacités de communication écrite et orale
- Connaissance du logiciel métier SIL'AGE (SILAO)
- Organisation et autonomie
- Sens des priorités et du respect des échéances
- Réactivité et écoute
Notre offre :
- Poste en CDI
- Semaine en 35h du lundi au vendredi 9h- 12h30 / 13h30-17h
- Diplôme niveau 5 souhaité, et/ou une expérience significative de minimum 2 ans sur un poste similaire
- Connaissance du secteur social et/ou de la protection de l'enfance
- Compétences en communication serait un plus
- Offre à pourvoir dès que possible

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.