Assistant Administratif Relations et Services aux Adhérents - Sictiam H/F - Fonction publique Territoriale

Le rôle de l'Assistant administratif relations et services aux adhérents :
- Informations générales, compréhension de la demande des projets et des achats ;
- Garant de la qualité de l'accueil et de la satisfaction adhérent ;
- Garant du traitement des demandes de la centrale d'achats (achats et prestations associées) ;
- Participation à la gestion administrative et financière de la Direction.

Missions principales :
- Être le point de contact privilégié pour les Adhérents, comprendre leurs besoins, répondre à leurs requêtes (projets et centrale d'achat) et faciliter leur interaction avec les parties prenantes internes et externes (contacts téléphoniques et dématérialisés) dans le respect des engagements contractuels des marchés publics ;
- Gestion des incidents : suivi et gestion des réclamations ;
- Gestion administrative et budgétaire des demandes d'achat (devis, bons de commandes, suivi des factures, etc) ;
- Soutien des Chargé.es de relations et services aux Adhérents dans la gestion administrative et financière de leurs dossiers (délibérations, plans de services, conventions, devis, factures, relances, catalogue de service, etc) ;
- Travailler en synergie avec les équipes internes en veillant à la cohérence des services fournis et à la satisfaction des Adhérents ;
- Suivi des indicateurs de satisfaction des Adhérents.

Activités :
* Réception et gestion des appels :
- Prendre en charge les appels relatifs aux demandes de projets et d'achats ;
- Comprendre et qualifier les demandes des adhérents ;
- Fournir des réponses d'ordre général sur les projets et les achats.

* Gestion administrative des incidents :
- Saisir et suivre les tickets d'incidents et les demandes d'assistance dans le cadre de nos relations avec les titulaires de marchés ;
- Gérer les réclamations de manière efficace et professionnelle.

* Gestion des demandes d'achat :
- Réaliser un accompagnement et du conseil auprès de nos adhérents ;
- Assurer le suivi administratif des demandes d'achats.

* Suivi de la satisfaction des adhérents :
- Suivre et analyser les indicateurs de satisfaction des adhérents ;
- Proposer des améliorations basées sur les retours des adhérents ;
- Participer aux réunions avec les titulaires des marchés pour faire valoir les axes d'améliorations dans les processus de fonctionnement.

- Compétences en gestion administrative des marchés publics (devis, commandes, suivi budgétaire) ;
- Maîtrise d'outils spécifiques de gestion des demandes (logiciels de ticketing, gestion des sollicitations) ;
- Connaissance des procédures liées aux achats publics ;
- Capacité à assurer un premier niveau de réponse concernant les équipements informatiques et téléphoniques ;
- Compétences en suivi des indicateurs de satisfaction client et proposition d'axes d'amélioration continue.

- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication ;
- Capacités d'organisation et de gestion des priorités ;
- Capacités et qualités rédactionnelles ;
- Capacité à rendre compte ;
- Connaissances générales de l'environnement territorial et sens du service public ;
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

- Aisance et qualités relationnelles et d'écoute ;
- Autonomie ;
- Esprit d'équipe ;
- Discrétion ;
- Confidentialité, discrétion professionnelle.