Assistant de Direction - Mairie de Forbach H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Directeur du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains, et en relation interservices, vous serez chargé(e) des missions ci-dessous.

ACCUEIL
- Physique et téléphonique : renseigner / diriger / relayer (administrés, entreprises, élus, personnel)
- Prise de rendez-vous
- Administratif avec le secrétariat du service Patrimoine et avec le service voirie réseaux
- Gestion des appels téléphoniques des différents services en l'absence des agents respectifs.

DIRECTION DU PÔLE TRAVAUX ET GRANDS PROJETS URBAINS
- Gestion au quotidien des activités (communication, information, accueil, classement, suivi de dossiers divers et variés)
- Élaboration :
* De plannings de présences (lors des congés des agents)
* D'organigrammes divers relatifs au service et à son organisation (personnel de la Division Technique)
- Demande de travaux éclairage public, nid de poule... transmis aux Ateliers municipaux et équipes du cadre de vie (propreté, fleurissement, espaces verts)
- Réalisation du rapport d'activités annuel sous contrôle du Directeur du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains
- Réalisation des entretiens professionnels des agents de la Direction du Pôle Travaux et Grands Projets Urbains
- Préparation et organisation des différentes réunions de groupes de travail et de Commissions GPU (rédaction des ordres du jour, invitations, dossiers de présentation...)
- Facturations diverses (jalonnement, prêt de matériel, nettoyage de voiries...)
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rédaction, prise de notes, saisie, mise en forme, expédition, photocopies, classement des documents concernant le service, soit de : courriers, délibérations, comptes rendus, notes de service, convocations, invitations, mails...)
- Préparer des délibérations et décisions du Maire
- Organisation de l'agenda - Prise de R.D.V. et de réservation de salles.
- Organisation et tenue du classement et de l'archivage des dossiers du service
- Correspondante dans le suivi des dossiers de sinistres entre les différents services concernés (rapports, devis, factures et autres pièces...)

SAVOIRS
- Maîtriser :
* La remontée synthétique d'informations à sa hiérarchie
* Les règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
* L'utilisation de l'informatique (Word, Excel, Internet...)
- Renseigner et / ou diriger, relayer (administrés, élus, personnel)
- Connaitre les principes de communication.

SAVOIR-FAIRE
- Etre capable d'entretenir des relations positives et de bonne qualité avec l'ensemble des parties prenantes (personnel, direction, usagers, partenaires, etc.)
- Relayer diverses informations aux responsables et collègues en vue de la bonne communication au sein des services
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir faire face au changement
- Appliquer des procédures, les règles d'hygiène, de santé et de sécurité
- Communiquer de manière positive dans le respect des règles déontologiques (devoir de réserve, discrétion, etc.).

SAVOIR-ÊTRE
- Savoir prioriser ses tâches, être capable de réagir de façon efficace en fonction des besoins, avoir un esprit de synthèse.
- Savoir s'organiser, gérer son temps.
- Faire preuve de flexibilité face à de nouvelles situations
- Aptitude à prendre des initiatives

Rémunération/avantages
- Rémunération statutaire,
- Régime indemnitaire,
- Primes annuelles,
- Amicale du personnel,
- Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé,
- Titres restaurants.