Assistant Administratif Polyvalent - Institut de Laval H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Missions et activités

Missions

L'assistant(e) administratif(ve) a une mission polyvalente d'assistanat sur les 5 domainessuivants :
- Assistanat du directeur délégué;
- Assistanat des membres de l'équipe de l'Institut de Laval;
- Soutien administratif, organisationnel et logistique des événements et relais de la communication;
- Soutien administratif aux responsables des 2 masters de l'Institut de Laval (MTI3D et Master TEEF) et aux étudiants de master;
- Gestion de la mise à jour des pages web de l'Institut Arts et Métiers de Laval en lien avec le service communication du campus d'Angers.

Activités

A ce titre, vous aurez pour missions principales :
- Assister le directeur délégué dans ses missions d'administration, d'enseignement et de recherche comme la gestion et le suivi des dépenses/recettes et les relations entre l'Institut de Laval et les organismes auxquels il est lié (administrations, collectivités locales, entreprises, autres laboratoires français et étrangers...);
- Etre le relais administratif de l'Institut avec les services centraux de l'école en particulier avec les services administratifs du Campus d'Angers dont dépend l'Institut de Laval, avec la Direction Générale de l'Ecole à Paris et avec les autres occupants du Laval Virtual Center.

Par ailleurs, vous serez en charge de :
- Assister les membres de l'équipe (enseignants-chercheurs, doctorants, chercheurs invités, stagiaires...) dans leurs démarches administratives (conventions, inscriptions en thèse, Préfecture, frais de déplacement, inscriptions à des colloques, etc.) et leurs missions d'enseignement et de recherche (organisation du challenge MayAM par exemple) ;
- Organiser, en lien avec les chargé(e)s des Relations Entreprises et de la Communication du campus d'Angers notamment, les événements du site (salons, réception de délégations, d'entreprises, organisation de séminaires, de conférences, de portes ouvertes, etc.) et de gérer les différents moyens de communication de l'Institut (plaquettes, affiches, site web, réseaux sociaux, etc.), leur contenu, leur mise à jour et les bases documentaires (thèses, ouvrages, publications, mémoires d'étudiants, etc.) ;
- Piloter et gérer les relations avec les étudiants et les diplômés du Master MTI3D et du Master TEEF, les «Virtualumnis » (liste des diplômés, groupe LinkedIn, remise des diplômes, diffusion d'offres d'emplois, etc.).

Profil souhaité / Compétences requises

Expériences requises :
- Expérience en assistanat/secrétariat et en gestion administrative recherchée;
- Une expérience dans l'enseignement supérieur ou la recherche serait appréciée;

Niveau d'études :
- Niveau d'études : le diplôme exigé est le baccalauréat
- Un diplôme Bac +2 en gestion/administration serait un plus

Afficher la suite
Langues :
- Une pratique professionnelle de l'anglais scientifique serait appréciée.

Savoirs :
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 2 (de nombreux documents, comme les publications scientifiques produites par les chercheurs, sont en anglais. L'Institut de Laval entretient des relations à l'étranger et accueille des étudiants étrangers en thèse ou en stage)
- Connaissance du monde de l'entreprise et du tissu industriel régional ainsi que de l'environnement de l'enseignement supérieur

Savoir-faire opérationnel :
- Maîtrise des outils bureautiques Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation Internet) et connaissance des règles administratives et financières d'un établissement public;
- Savoir gérer et animer des sites internet et des réseaux sociaux;
- Communication et évènementiel.

Savoir être :
- Compétences relationnelles et facilité à travailler en équipe;
- Capacités rédactionnelles et à s'exprimer en public;
- Polyvalence et capacité d'adaptation;
- Autonomie, rigueur et organisation;
- Respect de la confidentialité.

Informations complémentaires

Déplacements : A l'occasion