Chargé d'Accueil et d'Accompagnement des Étudiants Internationaux - Assistant de Direction - Dreif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

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Définition de la fonction :

Assurer l'accueil et l'accompagnement des étudiants, assister la direction

Champ des relations :
- Etudiants
- Enseignants
- Universités partenaires
- Campus France
- France Éducation International
- Services internes
- Partenaires locaux

Mission 1 : Accueil des publics de la Direction des Relations européennes, internationales et de la Francophonie
- Accueillir, informer et orienter le public en plusieurs langues, a minima en anglais
- Accompagner les étudiants en mobilité encadrée pour leurs démarches administratives
- Répondre aux demandes de renseignements
- Proposer, organiser et animer des actions / événements d'accueil et d'intégration à destination des étudiants internationaux
- Assurer l'encadrement des contrats-emplois-étudiants et coordonner leurs actions d'accueil
- Gérer les aspects logistiques de l'accueil des délégations étrangères

Mission 2 : Label «Bienvenue en France»
- Proposer et participer à la mise en place d'actions visant à améliorer l'accueil des étudiants internationaux
- Etablir et suivre le plan d'actions
- Collecter et classer les éléments de preuve des actions réalisées
- Rédiger des comptes rendus de réunions

Mission 3 : Assistant de direction
- Assurer le secrétariat particulier de la directrice
- Soutenir la directrice dans l'organisation de ses déplacements professionnelles (ordres de mission, réservation de billets de train, traitement des remboursements de frais de déplacements)
- Assister la directrice pour la tenue de son agenda
- Organiser matériellement les réunions
- Assister aux réunions et rédiger des comptes rendus
- Filtrer les appels téléphoniques
- Analyser le caractère d'urgence d'une demande
- Mettre à jour mensuellement un tableur pour la tenue et l'exploitation des comptes du service à partir du logiciel Jefyco
- Contribuer à épurer, alimenter et actualiser les bases de données et processus dans l'application Mobility Online

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.

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Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles :

Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint notamment)
Travailler en équipe, animer un groupe
Prioriser les activités, savoir s'organiser
Savoir faire face aux situations d'urgence
Rédiger des comptes rendus et établir et mettre en forme des documents

Connaissances :

Maîtrise de la langue anglaise (niveau B2 minimum)
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissance de la situation internationale, de son incidence sur les relations internationales
Connaissance de l'environnement universitaire
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Qualités :

Sens du contact, du dialogue et de l'accueil
Sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion
Autonomie
Proactivité
Rigueur
Esprit d'initiative