Assistant Ressources H/F - Ministère de l'Europe et des affaires étrangères

Description synthétique du poste

Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
Réserver les voyages et saisir les états de frais pour les missions de tous les agents de la sous-direction ;
Demande de passeports et visa pour les agents de la sous-direction ;
Assister les rédacteurs/trices dans le rappel des procédures ;
Diffusion et suivi de diverses commandes, relances auprès des agents en "lead" ou point focal, suivi du tableau des commandes dans le groupe bureautique ;
Convocation des futurs agents et/ou stagiaire : (principalement par mails et visioconférence pour l'entretien) puis surveillance des tests écrits pour le recrutement ;
Gérer les congés et le temps de travail des agents de la sous-direction via la plateforme SAGHA ;
Gérer l'agenda du sous-directeur ;
Gérer les courriels et la boîte générique du secrétariat ;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;

Activité principale

Assistante ressources pour la sous-direction
(voir description synthétique)

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 Euros annuels bruts
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Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.

Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Débutant
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Pratique
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Pratique

Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Maîtrise
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Pratique
- Travailler en réseau - Pratique

Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Maîtrise
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Maîtrise
- Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil
- Bureautique - Expert