Office Manager H/F - Xpeng Motors France

Dans le cadre de son développement en France, notre entreprise recherche un(e) Office manager. Ce poste clé vise à garantir l'efficacité des opérations quotidiennes, à soutenir les équipes locales dans un environnement international exigeant, et à assurer une coordination fluide avec le siège et les autres entités du groupe.

Responsabilités du Responsable des Opérations Administratives :
Support administratif et opérationnel
- Gérer l'ensemble des activités administratives et logistiques du site parisien afin de garantir un environnement de travail optimal.
- Encadrer et accompagner l'évolution du Coordinateur Bureau/Réceptionniste.
- Assurer un accueil professionnel des partenaires, candidats et visiteurs.
- Être l'interlocuteur principal du bailleur pour les besoins liés aux infrastructures et services annexes.
- Superviser les achats de fournitures de bureau et la gestion des stocks.
Gestion de projets
- Effectuer une veille réglementaire auprès des autorités parisiennes et synthétiser les évolutions impactant les opérations.
- Participer à l'amélioration des processus en collaboration avec les équipes pour optimiser les flux de travail.
- Collaborer avec les RH sur les projets d'optimisation des espaces (travaux, aménagement, design).
- Mettre en oeuvre les procédures RH courantes et veiller au respect des règles de gestion du personnel.
- Gérer la correspondance administrative relative à l'entité parisienne.
- Faciliter la coordination entre le bureau de Paris, le siège et les autres implantations.
Gestion financière
- Apporter un soutien financier aux opérations : planification budgétaire, validation interne, suivi des commandes.
- Travailler avec l'équipe financière du siège pour assurer des rapports précis et respecter les délais.
- Archiver et maintenir les documents financiers conformément aux réglementations en vigueur.
- Contribuer à l'analyse des risques et opportunités financières pour soutenir la croissance de l'entreprise.

Profil recherché :
- 3 à 5 ans d'expérience en gestion d'infrastructures de bureau, idéalement avec une composante financière en contexte international.
- Maîtrise des outils CRM, GPAO et systèmes de reporting opérationnel.
- Rigueur, sens des responsabilités, capacité à gérer des processus complexes en autonomie.
- Leadership, esprit d'innovation et excellente capacité de résolution de problèmes.
- Compétences relationnelles et aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires.
- Trilingue français/anglais/chinois requis.
- Expérience en gestion RH serait un atout.

Experience : 4 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Animer, coordonner une équipe, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Classer des documents, Gérer un planning, Piloter une activité, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Langues : Chinois (Mandarin) exigé, Français exigé

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Commerce de voitures et de véhicules automobiles légers

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.