Hôte - Hôtesse d'Accueil Standardiste H/F - PREVY

L'association Interprofessionnelle de Santé et de Médecine du Travail de NIMES, est un acteur incontournable de la prévention dans le Gard auprès de 9 000 entreprises adhérentes employant 90 000 salariés.L'association PREVY, Prévention et de Santé au Travail, acteur incontournable de la prévention dans le Gard avec près de 10 000 entreprises adhérentes employant 90 000 salariés, recrute dans le cadre de son développement :

1 HOTE/HOTESSE D'ACCUEIL - STANDARDISTE
CDI basé à NIMES (30) -
poste à temps complet à pourvoir mi-juillet

Les principales missions sont :

o Accueil téléphonique
Répondre aux différents appels entrants et les distribuer aux personnes concernées
Prendre des messages
Orienter les appels vers les interlocuteurs concernés
Donner un premier niveau d'information aux appels entrants :
- Interlocuteurs du service
- Fonctionnement du service de prévention et de santé au travail

o Accueil physique
Accueillir et gérer les visiteurs :
- Fournisseurs et livraisons : information du lieu de livraison/lieu de stockage
- Travailleurs visiteurs
- Partenaires
- Employeur etc.

Orienter les visiteurs

o Secrétariat
Recevoir, trier et répartir le courrier de l'ensemble du service
Affranchir le courrier
Assister ponctuellement les services administratif et communication (activités de reprographie, de classement de documents, d'archivage, préparation de la salle de réunion, préparation des cafés d'accueil)
Gérer le stock des fournitures de bureau et fournitures médicales
Effectuer les bons de commandes des fournitures de bureau et matériel médical pour validation par la direction.
Assurer le suivi de la maintenance du photocopieur (stock papier, cartouches d'encre)
Rapprocher les devis, bons de livraison et factures concernant les commandes de fournitures de bureau, de matériel médical et petit matériel.
Gestion des badges du contrôle d'accès
Enregistrer l'arrivée du travailleur dans le logiciel métier et récupérer les informations liées à l'INS
Alerter la direction, et le coordinateur HSE en cas d'incidents sur le site (inondations, fuites, agressivité d'un visiteur.)
Contacter à la demande de la direction ou du service des ressources humaines, des prestataires pour effectuer la maintenance des bâtiments
Demande des dossiers des travailleurs auprès d'Everial

Pré-requis :
Bac professionnel et/ou expérience
Avoir une bonne présentation, une bonne élocution et rendre le contact aisé et positif
Savoir faire face à l'agressivité et à l'incivilité
Etre rigoureux.se
Etre discret.e en toute circonstance
Avoir l'esprit d'équipe

Experience : 1 An(s)

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activité des médecins généralistes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.