Responsable du Service Accueil et Relations avec les Usagers H/F - Pôle Emploi

Située au sud de la métropole de Lyon, la commune de Vienne est une ville sous-Préfecture qui compte 31 500 habitants.
L'administration municipale est très engagée pour délivrer un service public local de qualité et de proximité, à l'image des 4 mairies annexes (antennes-mairie) réparties sur le territoire.
Dans ce contexte, la Ville de Vienne recrute un(e) Responsable du service accueil et relations avec les usagers.

Le service accueil et relations avec les usagers est composé de 16 agents et regroupe l'accueil central de l'Hôtel de Ville, les quatre antennes-mairie et l'Agence Postale Communale (APC).

Placé sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Missions Régaliennes, vous pilotez le service, et apportez votre expertise notamment dans les domaines des titres sécurisés (passeports et cartes d'identité), de l'Agence Postale communale et du recensement de la population.
Vous êtes amené(e) à remplacer la Responsable du Pôle en son absence dans ses missions relatives à l'Etat-civil, aux élections et aux affaires funéraires.

Doté(e) d'un véritable sens de l'accueil des usagers, vous impulsez une culture de la qualité de l'accueil, et êtes force de proposition pour adapter les accueils face aux évolutions et accompagner les équipes dans la conduite du changement.

ACTIVITES :
Diffuser la culture de la relation à l'usager :
- Garantir la qualité de l'accueil du public et faciliter l'accès aux formalités administratives pour les usagers
- Harmoniser les pratiques entre les différents sites (Hôtel de Ville et antennes-mairie)
- Impulser des collaborations transversales avec les différents services municipaux et les partenaires extérieurs, pour développer et moderniser les démarches aux usagers
- Coordonner les usages et fonctionnalités du bâtiment « Hôtel de Ville » (modalités de réservation des salles de réunion, d'ouverture et de fermeture du site etc.)

Manager les équipes :
- Management opérationnel des 5 agents de l'Hôtel de Ville
- Supervision et coordination des agents et encadrants intermédiaires en antennes-mairie
- Animation des équipes dans un esprit de cohésion, avec un soutien technique et un accompagnement au changement
- Assurer une montée en compétences des agents (formation, soutien individualisé, création d'outil, procédures etc.)

Assurer la gestion du service :
- Piloter, suivre et contrôler l'activité du service (tableaux de bord, évaluations)
- Elaborer et suivre l'exécution budgétaire du service
- Assurer une veille règlementaire constante dans les domaines de compétences du service, notamment en matière de titres d'identité
- Créer des documents d'information à usage interne et externe
- Superviser le recensement annuel de la Population, avec le coordonnateur communal

Compétences :
- Aptitude au management, à l'animation d'équipe et à la conduite de projet
- Aptitude au travail en transversalité
- Formation supérieure en droit et/ou en administration publique
- Capacité de communication, sens de la médiation
- Connaissance des enjeux et de l'environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales
- Connaitre la réglementation en vigueur concernant la délivrance des titres d'identité, l'Etat-civil, le recensement de la population
- Maîtrise des outils informatiques
- Force de proposition en vue d'une amélioration constante du service rendu aux usagers
- Maîtrise de soi dans la gestion d'urgences ou de situations conflictuelles
- Capacité d'analyse, d'écoute et d'adaptation
- Sens de l'organisation et rigueur
- Disponibilité et autonomie

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Lieu de travail : Hôtel de Ville - 38200 VIENNE, et déplacements dans les 4 antennes-mairie de la Ville
- Temps de travail / horaires : temps complet (37h30)
- Rémunération : statutaire - RIFSEEP - NBI de 25 points pour les agents titulaires - prime de fin d'année si les
conditions d'attribution sont remplies

Experience : 12 Mois

Compétences : Élaborer, suivre et piloter un budget, Améliorer des procédures administratives, Assurer la gestion administrative d'une activité, Piloter une activité, S'assurer du respect des procédures par l'ensemble des collaborateurs

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.