Assistant·e de Direction Reliances Mo H/F - SEAS

Sous la responsabilité du directeur, dans son rôle d'articulation entre la direction et les fonctions supports, l'assistant-e assure les différentes tâches de secrétariat polyvalent et de gestion administrative pour assister la direction du dispositif. Il-elle est en relation régulière avec le service comptabilité et Ressources Humaines, en contact direct avec le directeur, l'assistante métiers, les cheffes de service et l'équipe pluridisciplinaire et en relation avec les partenaires extérieurs / institutionnels.

L'assistant-e de direction a pour mission :
- Gestion, suivi et constitution des dossiers Ressources Humaines
Procédure de recrutement (création, diffusion et suivi des offres d'emploi, réception et suivi des candidatures), en lien avec les cheffes de service et le directeur
Entrée, accueil, parcours et sortie des salarié-es, en lien avec le service Ressources Humaines du siège de l'association et du directeur
Suivi des formations (collectives, plan de développement des compétences)
Statistiques annuelles pour les rapports

- Soutien administratif de la direction et suivi institutionnel
Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents : calendrier institutionnel, notes d'information, comptes rendus de réunion, rapports budgétaires et comptes administratifs, rapport d'activité.
Recherches d'information, de pistes de réalisation des projets de la direction
Participation à des groupes de travail pour favoriser la démarche d'amélioration continue de la qualité

- Participation / préparation à la gestion de la comptabilité
Veiller à la bonne circulation des informations et à l'application du cadre des pratiques de facturation (devis, coordonnées, mode de règlement), être en lien avec les fournisseurs
En lien avec la comptable du Dispositif au siège de l'association, réceptionner et vérifier les factures (selon les prises en charge, croisement avec les devis et bons de livraison, coordonnées), affecter / ventiler les dépenses selon les services et enregistrer les factures sur le logiciel de dématérialisation en respectant les échéances, pour traitement comptable

- Articulation logistique
En lien avec le chargé de vie associative au siège de l'association, suivi du parc de véhicule (traitement et suivi des sinistres, des contraventions, des dossiers administratifs et des services reliés)
En lien avec le responsable HSE, l'ouvrier d'entretien, le directeur et les équipes, suivi des appartements mis à disposition des personnes accompagnées, et des ERP (assurances, EDL entrées / sorties, courriers, traitement et suivi des sinistres)

- Assurer occasionnellement le relai de l'assistante métiers
Accueil physique et téléphonique du public, gestion des dossiers des personnes accompagnées, déviation de l'astreinte.

Particularités, exigences du poste :
- Bon relationnel, capacités d'initiative, autonomie
- Disponibilité, rigueur administrative et d'organisation
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel,.

CDD potentiellement renouvelable.
Lettre de motivation + CV

Experience : 2 An(s) - secrétariat de direction/équivalent

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.