Assistant·e Bilingue du Vice President Kohler Europe H/F - Kohler France

MISSION GLOBALE :
Un.e assistant.e de direction générale joue un rôle clé dans le bon fonctionnement d'une organisation. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec la direction générale pour faciliter la gestion quotidienne, organiser l'information stratégique, et coordonner des actions avec différents services et externes.

MISSIONS SPECIFIQUES :
1. Gestion de l'agenda et du temps :
Planifier, organiser et gérer l'agenda complexe du dirigeant (réunions, rendez-vous, événements, appels).
Arbitrer les conflits d'emploi du temps.
Identifier et anticiper les priorités.
Rappeler les échéances importantes.

2. Organisation des déplacements professionnels :
Préparer et réserver les voyages (vols, hôtels, transports sur place).
Établir les feuilles de route détaillées.
Gérer les formalités (visas, etc.).
Anticiper les imprévus liés aux voyages.

3. Gestion des communications :
Filtrer les appels téléphoniques et les courriels.
Répondre aux demandes de premier niveau ou les rediriger.
Rédiger, relire et mettre en forme des courriers, emails, notes internes.
Assurer la liaison entre le dirigeant et ses interlocuteurs internes (autres services, employés) et externes (clients, fournisseurs, partenaires, administrations).

4. Préparation et suivi des réunions :
Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, matériel nécessaire).
Convoquer les participants.
Préparer les dossiers et documents nécessaires (agendas, présentations, rapports).
Prendre des notes ou rédiger les comptes rendus de réunion.
Assurer le suivi des décisions et actions décidées.

5. Gestion de l'information et des documents :
Classer, organiser et archiver les documents (papier et numériques).
Assurer la circulation de l'information.
Effectuer des recherches d'information.
Maintenir des bases de données ou des fichiers à jour.

6. Accueil et relations externes/internes :
Accueillir les visiteurs de la direction générale.
Représenter le dirigeant de manière professionnelle et courtoise.
Développer de bonnes relations avec les contacts clés.

7. Gestion administrative et logistique :
Traiter et suivre les notes de frais.
Gérer de petites fournitures ou budgets liés au fonctionnement de la direction.
Organiser des événements internes (séminaires, réunions d'équipe).

8. Support sur des projets spécifiques :
Participer au suivi de certains projets.
Collecter des données, préparer des rapports.

9. Assurer la confidentialité :
Manipuler des informations hautement confidentielles avec une discrétion absolue.
Protéger les données sensibles.

Cette liste n'est pas limitative

FORMATION :

- Formation de niveau III (BTS, DUT) de type Assistanat de Direction
- Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire

COMPÉTENCES TECHNIQUES (SAVOIR FAIRE) :

- Maîtrise parfaite des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, outils collaboratifs.
- Compétence linguistique : Maîtrise de l'anglais.
- Maîtrise d'un outil de gestion comptable (SAP ou similaire)
- Maîtrise des outils de communication modernes (Teams, Chat GPT, autre logiciel)

COMPÉTENCES INDIVIDUELLES (SAVOIR ETRE) :

- Discrétion et confidentialité : Indispensable vu le niveau des informations traitées.
- Organisation et rigueur : Pour gérer un volume important de tâches et de priorités en même temps.
- Proactivité et anticipation : Anticiper les besoins du dirigeant.
- Excellent relationnel et communication : Interagir avec des interlocuteurs variés à tous les niveaux.
- Sens des priorités : Capacité à hiérarchiser les demandes en fonction de leur urgence et de leur importance.
- Réactivité : Aptitude à répondre rapidement et efficacement aux imprévus et aux sollicitations diverses.
- Aisance dans la communication : Capacité à s'exprimer clairement, à l'oral comme à l'écrit, avec tous types d'interlocuteurs.
- Faculté à créer des liens techniques et fonctionnels : Savoir coll

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais exigé

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Fabrication d'autres meubles et industries connexes de l'ameublement

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.