Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Uga Filiale

Floralis, filiale de l'entreprise de l'Université Joseph Fourier (100 personnes, 10M? CA) travaille au développement et au transfert de nouvelles technologies issues de laboratoires de recherche et au management de la relation industrielle.Floralis (chiffre d'affaires : 11 M€, effectif : 80), filiale de droit privée de l'Université Grenoble Alpes (UGA), travaille au développement des relations industrielles et au transfert de nouvelles technologies issues de laboratoires de recherche de l'UGA, notamment en assurant la protection de ces technologies.

Le poste est à pourvoir dès le mois d'août sur le site de Gières (38).

Vous travaillez en binôme sur le poste et au sein d'une équipe de 6 personnes.
Vous serez sous la responsabilité de la responsable administrative et financière.

Vous aurez pour mission :
- Organiser des déplacements (réservations d'hôtels, billets de train ou autre)
- Gérer et transmettre les bons de commande aux fournisseurs
- Traiter / Assurer le suivi des achats, contrôler les dépenses
- Vérifier et saisir les notes de frais dans l'outil de gestion commerciale
- Gérer les réservations de salles de réunions, et faire le suivi de la "tenue" des locaux
- Traiter le courrier, rédiger et mettre en forme des documents
- Accueillir, renseigner, orienter les visiteurs et gérer le standard téléphonique de la structure.
- Administration des ventes

Compétences :
- Accueillir une clientèle
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Savoir prioriser les tâches administratives
- Planifier des rendez-vous
- Comprendre l'environnement et le fonctionnement de la société
- Anglais : notions

Qualités professionnelles :
- Rigueur
- Réactivité
- Sens de la communication
- Sens du pratique

Profil :
- Bac +3 gestion financière ou assistanat souhaité
- Vous justifiez d'une expérience avérée de 2 ans minimum

Informations complémentaires :
- Qualification : employé(e) qualifié(e)
- Secteur d'activité : activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Type de contrat : contrat à durée déterminée de 1 an à compter d'août 2025 - temps complet.
Durée du travail : 37h.
Salaire : annuel entre 23K et 25K + prime sur objectif annuel de 8% du salaire annuel.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.