Assistant Polyvalent H/F - Directoire Business Sophia Antipolis

À propos de nous

DIRECTOIRE FINANCE HOLDING est une holding d'un groupe de sociétés axé sur l'immobilier de bureaux. Une entreprise familiale à taille humaine.
Nous recherchons un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe dynamique.
Le candidat retenu sera chargé de fournir un soutien dans la gestion du parc immobilier de bureaux détenus par le groupe.
Il aura pour missions d'accueillir les clients et prestataires et assurera une fonction support auprès des différents services de l'entreprise.
Nous recherchons quelqu'un qui est organisé, a une bonne capacité à communiquer et à travailler en équipe et qui est capable de gérer plusieurs tâches à la fois et sera capable de travailler de manière autonome et efficace.
La maîtrise du Pack Office est demandée
Tâches :
- Accueil physique et téléphonique de la clientèle et des prestataires,
- Gestion du courrier postal,
- Secrétariat,
- Organisation des déplacements de la Direction,
- Intendance de l'économat et des locaux,
- Gestion des demandes d'interventions urgentes auprès des prestataires,
- Assistance sur le suivi des sinistres,
- Gestion du logiciel de suivi des consommations d'énergie des locataires,
- Gestion des clefs et programmation des badges,
- Etablissement des bons de commande,
- Assistance administrative à la responsable RH (mutuelle, prévoyance, visites médicales, diffusion des annonces de recrutement, dossiers formations),
- Coopération dans l'animation des réseaux sociaux,
- Création de fiches commerciales et diffusion sur le site internet de l'agence, transmission des mises à jour des locaux vacants aux transacteurs...
Horaires :
lundi mardi jeudi vendredi : 9h00 à 12h30 - 14h00 à 16h00
mercredi : 9h à 12h00

Avantages :
- Tickets restaurant valeur faciale 7 Euros
- Mutuelle d'entreprise

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser des déplacements professionnels

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.