Assistant Administratif et d'Accueil H/F - Fam les Pres Neufs

Nous recherchons un assistant administratif et d'accueil pour rejoindre notre équipe engagée et bienveillante.
Vous serez le premier contact entre les différents interlocuteurs ou visiteurs et l'établissement, jouant un rôle clé dans la création d'une première impression positive.

Ce poste nécessite une excellente capacité à interagir avec le public et à gérer les tâches administratives avec efficacité.
Son quotidien s'inscrit dans un environnement bienveillant et en collaboration d'équipes engagées.

Missions :

L'assistant administratif et d'accueil est placé sous l'autorité du Directeur adjoint. Il intervient au sein de l'équipe administrative et en soutien d'une équipe pluridisciplinaire en charge de l'accompagnement des personnes accompagnées de l'établissement.

- Accueillir, renseigner et informer les différents interlocuteurs.
- Assurer l'orientation des appels et des visiteurs vers les bons interlocuteurs.
- Gestion du courrier entrant et sortant.
- Gestion de la boite mail de l'établissement.
- Contrôle des factures / devis, de l'établissement dans notre logiciel comptable.
- Rédaction de courriers.
- Numérisations diverses, classement et archivage.
- Mise à jour de plannings
- Préparation des salles de réunions
- Commandes de fournitures de bureau
- Gestion et suivi du matériel mis à disposition individuellement aux professionnels

Compétences et savoir-être attendus :
- Maîtrise de la langue française à l'écrit et à l'oral.
- Maîtrise du Pack Office.
- Autonomie, organisation, réactivité.
- Bonne présentation et sens de l'accueil.
- Qualités relationnelles.
- Capacité d'adaptation.
- Discrétion.
- Bonne gestion du stress et des priorités.

Profil : Expérience souhaitée de 2 ans minimum dans un environnement médico-social ou sanitaire.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.