Assistant - Assistante de Gestion en Ressources Humaines H/F - Gcs Nord Lorraine

L'assistante aide le référent en charge de la gestion du GCS à assurer l'ensemble des missions relatives à la formation des agents de restauration et autres missions annexes des ressources humaines.
Maîtrise impérative du Pack Office (Word-Excel-Powepoint exigés).
Connaissance de l'environnement fonction publique hospitalière souhaité.

Activité principale
Formation professionnelle continue :
- Instruire les procédures de gestion administrative individuelles et collectives pour les actes de GRH et de formation professionnelle continue sur le plan administratif et logistique
- Recueil des besoins en formation
- Prendre contact avec chaque organisme certifié QUALIOPI en relation avec la formation demandée
- Lancer les devis / validation des devis pour les différents sites / Demande des différentes conventions / envoi à chaque site
- Envoi du planning organisationnel aux responsables de sites
- Envoi de la convocation de formation à l'agent.
- Vérification sur le logiciel de pointage pour chaque site que l'agent est planifié J-15
- Gestion administrative dans GESFORM
- Tableau de suivi (présents/absents) + gestion de l'enveloppe budgétaire
- Point de suivi mensuel avec l'ANFH
- Gestion budgétaire pour respecter le budget annuel alloué

Activités annexes
- Suivi des effectifs
- Suivi administratif des dossiers individuels des agents,
- Suivi de la gestion des temps de travail (respect de la réglementation, mise en place actions correctives)
- Contrôle et validation des différentes facturations en lien avec la formation.
- Suivi des contrats : rédaction des contrats, suivi des évaluations pour les renouvellements de contrats, sorties

Relations professionnelles :
Partenaires internes
- Responsables des unités relais et de la cuisine centrale
- Agents du GCS
- Directeur de la DAHL
Partenaires externes
- ANFH
- Organismes de formation

Contrat CDD de 3 mois avec une période d'essai 15 jours.
Horaires : lundi et mardi de 8h00 à 15h30 et le jeudi de 8h 15 à 12h00 (pause déjeuner comptée dans temps de travail - 40min)

Experience : 5 An(s) - dans le domaine administratif

Compétences : Législation sociale, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.