Responsable Pôle Gestion Administrative et Exécution Budgétaire H/F - Sorbonne Universite

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.Au sein du Pôle gestion administrative et d'exécution budgétaire de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4 place Jussieu - 75005 PARIS.

Fonctions : Responsable du Pôle de gestion administrative et d'exécution budgétaire pour les Instituts et les Initiatives de l'Alliance Sorbonne Université
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.

Mission :
- Il/elle encadre l'équipe de gestionnaires administratifs et financiers
- Il/elle rend compte de l'activité de l'équipe de gestionnaires administratifs et financiers au Responsable de la de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des Instituts et les chefs de projets des Initiatives.
- Il/elle est à l'interface entre la direction des instituts et initiatives de l'ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d'appui de l'ASU et les prestataires extérieurs.

Activités principales :
- Encadrer l'équipe de gestionnaires des Instituts et Initiatives ainsi que du projet Sphinx en associant également les gestionnaires de SCAI
- Formaliser les procédures de travail de l'équipe
- Assurer un reporting régulier sur le travail de l'équipe au Responsable de la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses.
- Gérer les commandes de ventes

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents

Encadrement : OUI

Experience : Débutant accepté

Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière, Maîtrise et utilisation des logiciels bureautique, Concevoir une organisation des dossiers, Connaissance techniques de comptabilité publique, Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP, Connaissance techniques de gestion financière, Concevoir et formaliser des procédures de travail, Interagir avec des interlocuteurs variés, Utilisation des outils de communication,Manager une équipe

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.