Assistant - Assistante de l'Encadrement H/F - Centre Hospitalier Sainte Anne

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.Intitulé du poste : Adjoint administratif assistant de l'encadrement
Lieux de travail : SITE LASALLE
10-14 rue du Général Lasalle
75019 PARIS
Organisation du travail : 37H30 / semaine - Du lundi au vendredi
Horaires : 9h/16h30 ou 9H30/17H00

DESCRIPTION DU CONTEXTE

Le 19ème arrondissement regroupe 2 secteurs de psychiatrie adulte. Le site d'hospitalisation, situé dans le quartier de Belleville, comprend 111 lits répartis sur 4 étages.
L'équipe d'encadrement des deux pôles est composée de 6 cadres de proximité.
Exercice en lien avec les deux cadres supérieurs de pôle.

DESCRIPTION DU POSTE

L'assistant de l'encadrement a pour mission d'alléger la charge de travail des cadres sur certaines activités et tâches définies, permettant ainsi une meilleure disponibilité de l'encadrement sur leurs fonctions essentielle.

MISSIONS

Fonction logistique :
- Gestion et suivi des commandes Lyreco des unités de soins : commande, réception, distribution, gestion d'un stock tampon
- Gestion des stocks bio médicaux : commande, réception, gestion des stocks en lien avec l'encadrement
- Vérification régulière de l'état de matériels divers : matelas, lits médicalisés (vérification de l'état, commande, location, réception)
Fonction administrative :
- Suivi des recrutements et démarches en lien avec la prise de poste du futur professionnel : demande de création de la boîte mail, de codes d'accès divers, formation Dossier Patient Informatisé, sensibilisation des nouveaux professionnels à certains logiciels : PTAH, Qualnet et intranet
- Suivi des remplacements y compris de l'intérim en lien avec les cadres de santé, la direction des soins et la DRH
- Suivi du déroulé de carrière des agents en établissant un tableau de bord (avis sur renouvellement de contrat, évaluation trimestrielle dans le cadre de la stagiairisation)
- Aide à la planification des entretiens sur Gesform
- Gestion et suivi des cartes professionnelles des agents des unités de soins
- Gestion et Suivi des formations obligatoires : AFGSU, formation incendie,
- Gestion des affichages d'information à destination des usagers et du personnel
- Rédaction des comptes rendus des réunions
- Rédaction des comptes rendus des réunions d'équipe paramédicale sur chaque unité
Fonction hospitalière :
- Commandes des transports et organisation et gestion des transferts
- Suivi des séjours thérapeutiques
- Gestion des tâches en lien avec les hospitalisations sans consentement (notifications, JLD)

PROFIL

Diplômes ou qualifications : Assistant Médico-Administratif / Adjoint des Cadres Hospitalier

- Connaissance du milieu hospitalier
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
- Sens de l'écoute et du dialogue
- Sens du contact et de la communication avec la patientèle accueillie
- Diplomatie, disponibilité et adaptabilité
- Réactivité, organisation et méthode de travail
- Travailler en équipe pluridisciplinaire en se situant dans son champ de compétences.
- Analyser et optimiser les stocks de produits, matériaux, équipements dans son domaine de compétences
- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données dans son domaine d'activité
- Maitriser les logiciels métier et les outils bureautiques

Experience : 6 Mois

Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.