Gestionnaire Polyvalent en Ged H/F - Humainea

HumainEA, cabinet de recrutement spécialisé dans le sourcing et la qualification de candidats, recherche pour l'Assemblée nationale, un gestionnaire polyvalent de la GED (H/F). Poste à pourvoir dès que possible en contrat de droit public d'une durée de 3 ans à temps plein à Paris, renouvelable, CDIsable (7ème arrondissement).

Missions et activités :

Un poste de gestionnaire polyvalent de la GED est vacant à l'Hôtel de la Présidence de l'Assemblée nationale.

Mission principale : Mise en oeuvre du logiciel de GED
- Traite les mails adressés à la présidente de l'Assemblée nationale et les transfère dans le logiciel de GED ;
- Réceptionne, trie et procède à l'ouverture des courriers de la présidente de l'Assemblée nationale et les numérise dans le logiciel de GED ;
- Met les courriers et mails, ainsi que leurs pièces jointes, sous pochette quotidienne et assure le circuit jusqu'à la signature sous le visa du chef du bureau du courrier ;
- Réceptionne les courriers sortants signés par la présidente, les dates, et les scanne avant d'assurer la transmission au SGAP ou en circonscription ;
- Travaille en partenariat avec la DSI pour assurer l'accès sécurisé et la maintenance du serveur dédié à la GED de la Présidence ;
- Gère le traitement des anomalies de la GED.

Missions subsidiaires :
- Rédige certains projets de réponse à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet : accusés de réception simple, réponses type et courriers type plus élaborés sur la base des modèles transmis par le cabinet ;
- Transmet les projets de courrier aux secrétariats du cabinet en fonction de leur périmètre respectif ;
- Participe à l'établissement du bilan quantitatif et qualitatif hebdomadaire du courrier reçu à la Présidence ;
- Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet.

Compétences attendues :

Compétences techniques :
- Connaissances de base des institutions et intérêt pour la vie publique ;
- Maîtrise des logiciels de GED ;
- Bonnes qualités d'expression écrite.

Savoir-faire :
- Travail en équipe ;
- Capacité d'adaptabilité en fonction des demandes diverses des membres du cabinet ;
- Rigueur et organisation ;
- Respect des procédures.

Savoir-être :
- Polyvalence ;
- Discrétion absolue ;
- Disponibilité et réactivité en fonction des urgences ;
- Sens de l'initiative ;
- Sens des relations humaines.

Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent.
Expérience professionnelle attendue : 3 années au moins dans le domaine d'activité de la GED.

Conditions d'intégration :

- Salaire fixe sur 12 mois à définir selon le profil ;
- Poste de catégorie B dans la Fonction Publique ;
- 39 h - 24 JRTT - 5 semaines de CP ;
- Avantages : mutuelle, parking, restauration, remboursement à hauteur de 75% des transports en commun, forfait de mobilité durable ;
- Rythmes ou conditions particulières d'exercice : du lundi au vendredi en journée, télétravail possible.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.