Assistant de Site et de Gestion H/F - Exakis Nelite

En rejoignant la communauté Exakis Nelite dans notre agence de Bidart pour le poste de Assistant(e) de site (Bidart) et de gestion (CES - Centre Expertise et Services), vous intégrerez une équipe passionnée et impliquée dans les projets les plus innovants. Vous rejoindrez une structure construite autour de valeurs tournées vers ses collaborateurs : intelligence collective, convivialité et bienveillance.

Exakis Nelite a reçu la certification Great Place to Work et se place 3ème de sa catégorie en 2024 parmi les entreprises où il fait bon travailler en France !

ACCUEIL - LOGISTIQUE
- Accueil des personnes sur site collaborateurs et visiteurs (gestion de l'interphone).
- Standard téléphonique.
- Réception et distribution du courrier / Affranchissement courrier, envoi colis.
- Affectation, suivi, inventaires PC et téléphones et accessoires.
- Gestion des incidents sur site (collaborateurs/site/sous-locataires).
- Gestion des travaux, réparations pour EXAKIS NELITE mais également parfois pour les sous-locataires.

En collaboration avec les Moyens Généraux :
- Gestion des fournitures administratives, mobilier de bureaux et commande café.
- Etablir des demandes d'achats + réception DA.
- Suivi des prestataires pour la maintenance des divers systèmes du bâtiment (nettoyage locaux, maintenance clim, vérif extincteurs, borne véhicules électriques, etc.)
- Suivi et accompagnement des sous-locataires du site, (établir les loyers, suivi des impayés et révision des loyers)

RESSOURCES HUMAINES
- Intégration des nouveaux collaborateurs (explication fonctionnement, attribution de matériel,
etc.) et gestion des départs (préparation docs pour restitution matériel + RDV restitution du matériel + test matériel et réinitialisation ordinateur et téléphone).
- Inscription des nouveaux à la SIMETRA et suivi des visites médicales du CES (Bidart) + désinscription lors d'un départ.
- Vérification et validation des Notes de frais

EVENEMENTS
- Organisation divers événements. (Inscriptions événements, devis, commandes traiteur, mail communication interne, questionnaires...)

RECOUVREMENT
- Gestion des impayés du CES

GESTION PRODUCTION
(à moyen terme, montée en compétences progressive pour être en mesure d'assurer un backup de la chargée de gestion)
- Saisie des contrats du CES dans l'ERP UNIT4 (projets, ordres de travail)
- Suivi des RAF et des encours en collaboration avec la responsable de prod du CES
- Facturation (intra groupe et clients)

CDD de 3 mois dans un 1er temps en remplacement d'un arrêt maladie.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Conseil en systèmes et logiciels informatiques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.